Czy Excel wystarczy w firmowych finansach?

Czy Excel wystarczy Ci w finansach?

Wybór systemów do ewidencji, przetwarzania i wizualizacji danych finansowych bywa dla Przedsiębiorców zawiłym tematem. Poniższy artykuł dotyczący tego, czy Excel wystarczy w firmowych finansach został spisany na podstawie 32. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie.

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Z jakich systemów informatycznych korzystać w firmowych finansach?

W 31. odcinku podcastu poruszaliśmy kwestię tego, na co warto zwrócić uwagę przy wdrożeniu systemu ERP – a dziś, w pewnym sensie zostając w temacie porozmawiamy o kwestii tego czy i kiedy taki czy inny system jest w ogóle Twojej firmie potrzebny. Bo tytułem dzisiejszego odcinka jest często otrzymywane przez nas pytanie „Czy w finansach wystarczy Ci Excel?”.

W dzisiejszych czasach istnieją narzędzia na prawie wszystko. Co prawdopodobnie przyspieszy jeszcze mocniej, biorąc pod uwagę ostatnie postępy w dziedzinie sztucznej inteligencji. Dlatego wielu Przedsiębiorców z którymi rozmawiamy zastanawia się, czy Excel jest dla nich właściwym wyborem. Dlatego właśnie dziś opowiem Wam trochę o naszym spojrzeniu na ten temat i doświadczeniach, które zebraliśmy realizując w Plona Consulting ponad 300 projektów. Ten odcinek będzie dotyczyć przede wszystkim tego, czy Excel jest dla Ciebie dobrym wyborem jeżeli chodzi o tworzenie analiz finansowych oraz tego, kiedy warto pomyśleć o innych wyborach i co to mogą być za wybory.

Excel – dlaczego jest tak popularny?

Jako Zewnętrzny Dyrektor Finansowy zauważamy, że Excel nie bez powodu jest aż tak niesamowicie popularny jak jest, ale tak jak wiele innych programów, wymaga on kompetentnego użytkownika, żeby móc osiągnąć pełen potencjał. Na początek warto powiedzieć jakie mamy alternatywy narzędzi – oczywiście będę mówił o tych, które znam lub o tych, które widzę, że się sprawdzają.

Tutaj mogę podzielić analizy na 3 etapy:

1. Ewidencja danych
2. Przetwarzanie danych
3. Wizualizacja

Poniżej krótko opisaliśmy każdy z tych etapów i wskazaliśmy jakie narzędzia mogą zostać w nim wykorzystane.

Ewidencja danych

W przypadku ewidencji danych jest kilka narzędzi, które możesz wykorzystać. A są to między innymi…

• Excel lub Google Sheets,
• Systemy ERP,
• Systemy sprzedażowo-magazynowe,
• Systemy księgowe.

To najczęstsze źródła, gdzie są gromadzone dane i skąd można je wyciągać.

Zapamiętaj: W przypadku Excela i Google Sheets warto pamiętać, aby dane były ułożone w układzie bazodanowym co znacząco ułatwia prace i późniejsze analizy.

Z drugiej strony w przypadku systemów ERP, systemów sprzedażowo magazynowych lub do fakturowania często widzę pewną prawidłowość, że jeżeli to bardziej rozwinięte systemy to mają mnóstwo opcji, z których mało kto korzysta – na przykład użytkownicy nie wiedzą, że mogą kategoryzować przychody i koszty według dowolnego układu, z drugiej strony warto zwrócić uwagę czy obecne systemy nie sa za bardzo ograniczone i nie można wprowadzić dodatkowych opcji co naturalnie utrudnia nam rozwój systemu do analizy. Często w takich sytuacjach, w których nie ma dodatkowa ewidencja, przetwarzanie lub słowniki znajdują się w narzędziach typ excel, gogle sheets lub innych.

Przetwarzanie danych

Do przetwarzania danych można wykorzystać:

• Excela lub Google Sheets,
• Systemy ERP,
• a także operacje np. w power BI.

W przypadku przetwarzania tutaj kluczowy jest układ danych i możliwość łączenia ze sobą tych informacji. Dlatego tak ważna jest ewidencja i sposób układania tych danych. W przypadku kiedy mamy system ERP, który nie przetwarza danych do postaci którą byśmy oczekiwali, kluczowa jest możliwość eksportu (na przykład do Excela).

Wizualizacja danych

W formie podstawowej, Excel zawiera funkcje wizualizacji danych. Natomiast do wizualizacji danych często wykorzystywane są także narzędzia klasy BI, które świetnie sobie radzą z wizualizacją i biją Excela na głowę.

Excel vs Google Sheets

Wiele osób pyta nas co wybrać, mając do wyboru Excela i Google Sheets. Co pewnie rozczaruje wiele osób – tutaj też nie ma prostej odpowiedzi. Oto, co warto wziąć pod uwagę decydując się na wybór jednego z tych narzędzi.

Znajomość narzędzi i przyzwyczajenia

Funkcje tych narzędzi są do siebie podobne. Możliwości ich wykorzystania również. Dlatego z naszej perspektywy jedną z kluczowych kwestii przy dokonywaniu wyboru jest znajomość tych narzędzi oraz przyzwyczajeń.

Jak duże są Twoje zbiory danych?

W momencie pisania tego artykułu, Excel znacznie lepiej radzi sobie przy bardzo dużych zbiorach danych. Jeżeli Twoja baza danych, na której zamierzasz pracować, będzie zawierać setki tysięcy rekordów, warto rozważyć korzystanie z Excela.

Serwery i przechowywanie danych

Google Sheets ma świetnie rozwiązaną kwestię przechowywania danych w sposób, który nie wymaga od Ciebie dodatkowej inwestycji w serwery lub martwienia się o przechowywanie danych. Jeżeli znaczącym problemem dla Ciebie będzie zorganizowanie tego obszaru – pomyśl o wykorzystaniu Google Sheets.

Integracje

W momencie pisania tego artykułu, Google Sheets lepiej radzi sobie z kwestią integracji – ma łatwe do wykorzystania API, które ułatwia integrację arkuszy z innymi systemami.

Inne dostępne systemy

Jako alternatywę tych systemów, warto sprawdzić także AirTable, które bywa czasami określane mianem „Excela na sterydach”. Daje on duże możliwości integracji i łączenia danych z wielu miejsc. Dodatkowo, AirTable ułatwia także automatyzacje, co może wprowadzić część firm na jeszcze wyższy poziom zarządzania finansami.

Czy Excel wystarczy w Twojej firmie?

Podsumowując – odpowiedź na pytanie „Czy Excel wystarczy w finansach Twojej firmy” brzmi… To zależy na którym etapie jesteś. Zatem…

• W przypadku mniejszych firm Excel jest świetnym wyborem. Pozwoli Ci zebrać dane, stworzyć podstawowe narzędzia finansowe i zwizualizować wyniki. Dodatkowo, jego koszty nie są duże oraz bardzo wiele osób już zna ten system.
• W przypadku większych organizacji, w których pojawia się większa ilość danych, warto sprawdzić, jak możemy wykorzystywać inne narzędzia na etapie ewidencji, przetwarzania i wizualizacji danych.

Chcesz właściwie poukładać finanse Twojej firmy?

Jako firma doradcza, wspieramy Przedsiębiorców prowadzących małe i średnie firmy w zarządzaniu finansami.

Jeżeli zastanawiasz się nad tym, z jakich narzędzi korzystać, jakie tworzyć analizy i możesz zamówić bezpłatną konsultację. Podczas takiej rozmowy lepiej poznamy Twój biznes oraz opowiemy o tym, jak możemy Cię wesprzeć.

Zamawiam bezpłatną konsultację