Przeczytaj to to, jeżeli Twoje analizy finansowe są mało wiarygodne

Czy analizy Twojej firmy są wiarygodne?

W życiu każdego Przedsiębiorcy, który dba o swoje finanse, przychodzi taki moment, w którym patrzy on w swoje finansowe tabelki – i nagle orientuje się, że coś w nich nie gra. I dziś porozmawiamy o tym, co zrobić w takiej sytuacji. Na podstawie 85. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie;

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków: 

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Działanie bez danych jest złe. Działanie z błędnymi danymi jest gorsze.

Nasz dzisiejszy temat to nie do końca wiarygodne analizy – i to, co zrobić, kiedy zauważysz, że występują one także u Ciebie. Bo jak nie raz i nie dwa wspominaliśmy w ramach podcastu — działanie na podstawie wyłącznie własnych przeczuć, intuicji i założeń w finansach, to prosta droga do narobienia sobie problemów, bo po prostu przy pewnej skali nie da się tego wszystkiego liczyć w pamięci i łatwo jest się pomylić. Na przykład przy wycenie jakiegoś większego projektu…

Ale jest jeszcze druga sytuacja, która także jest niebezpieczna – czyli moment, kiedy wydaje Ci się, że zarządzasz finansami w oparciu o twarde dane, a tak naprawdę te dane wcale nie są tak twarde, na jakie wyglądają. Co może mieć miejsce jeżeli na przykład za rzadko aktualizujesz swoje analizy finansowe – i podejmujesz decyzje tak, jakby Twoja firma stała w miejscu, kiedy w rzeczywistości wygląda ona zupełnie inaczej.

Dlaczego dane Twojej firmy nie są wiarygodne?

Nawet jeśli masz analizy i nawet jeżeli je aktualizujesz – to wciąż może zdarzyć się, że z różnych powodów nie będą one wiarygodne. I te powody, przez które analizy finansowe nie są wiarygodne lub w pewnym momencie przestają być wiarygodne to dobry punkt startowy – dlatego przejdziemy przez kilka najpopularniejszych z nich.

Powód pierwszy – niska jakość danych wejściowych

I pierwszy taki powód, który byśmy wymienili – to jakość danych wejściowych. Czyli pobierasz, obrabiasz i analizujesz dane – które już od samego początku są nieprawdziwe, niepełne albo wybrakowane. Czyli na przykład — firma nie wrzuca wszystkiego do księgowości. Albo z tą księgowością są jakieś istotne problemy. Bo to, co zauważyliśmy od kiedy powstało Plona Accounting, czyli biuro rachunkowe, które jest częścią naszej grupy, to że problemy z księgowością to jest w wielu firmach coś, co przyjęło się jako jakieś zło konieczne. Że są problemy, nie ma danych, są opóźnienia, o te dane nie da się doprosić – i że tak zawsze było, tak jest i tak już zawsze będzie. Więc jeżeli też masz takie poczucie – to serdecznie zachęcamy do kontaktu – bo dane wejściowe i ich jakość to jest w firmowych finansach absolutna podstawa – i jeżeli tego obszaru nie poukładasz, to żadna technologia, nawet rakietowa, nie pozwoli Ci stworzyć wiarygodnych analiz. I to samo tyczy się nie tylko księgowości, ale także na przykład dodatkowych systemów, z których korzystają firmy. Jeżeli tam nie będzie wszystkich dokumentów, to te analizy zawsze będą się różnić od stanu faktycznego.

Powód drugi – brak definicji wskaźników

Idąc dalej, powód drugi, który często w firmach sprawia, że jakość danych jest niska, to fakt, że firma nie posiada definicji liczonych wskaźników. A co za tym idzie – każdy liczy jak mu wygodnie. Jeżeli zmienia się osoba odpowiedzialna — to na przykład zaczyna liczyć inaczej. A już w ogóle czasami spotykaliśmy się z sytuacją, w której ta sama osoba tydzień do tygodnia liczyła ten sam wskaźnik inaczej. Gdzie dodatkowo – trzeba zwrócić uwagę, że szczególnie podatne na to są wskaźniki, z których ludzie są rozliczani – czyli jeżeli marżę liczy człowiek, który jest wynagradzany w zależności od marży – to jest ryzyko, że będzie ją liczył tak, aby była wysoka. Bo mówi się, że…

liczby nie kłamią – ale ludzie kłamią o liczbach.

Więc – powód drugi to brak definicji wskaźników, albo wręcz patrząc szerzej – brak procesu przygotowania analiz. Czyli oprócz definicji – to proces na to, jak krok po kroku przygotowywać te analizy, żeby żadnego ważnego kroku nie pominąć.

Powód trzeci – zbyt niskie kompetencje finansowe

No i cóż – trzeci powód może być trudny do przełknięcia – ale to zwyczajnie błędy wynikające za niskiego stanu wiedzy czy kompetencji finansowych. Bo dalej spotykamy się w Plona Consulting z tym, że na przykład za przygotowywanie analiz finansowych odpowiada osoba, która robi to pierwszy raz w życiu, ale po prostu Właściciel ma do niej zaufanie – albo że Przedsiębiorcy robią to sami „na czuja” — i na przykład w skrajnych przypadkach mylą netto z brutto. Bo powiedzielibyśmy, że oczywiście na poziomie opisowym finanse firmy mogą wydawać się stosunkowo proste – ale diabeł tkwi w szczegółach. Bo już kwestie takie jak chociażby klucze podziałowe kosztów, które koszty brać, a których nie brać pod uwagę przy liczeniu marży, prognozowanie, bardziej zaawansowane analizy – to jest wszystko konkretna wiedza, której nie nabywa się od tak. A różnica, na przykład na poziomie 10%, wynikająca na przykład z za dużych uproszczeń czy zbyt dużego poziomu ogólności jakiejś analizy – to w finansach potrafi być GIGANTYCZNA różnica.

Jak Przedsiębiorcy orientują się, że ich analizy nie są wiarygodne?

Tu pojawia się ciekawy wątek – czyli jak Przedsiębiorcy najczęściej odkrywają, że ich analizy faktycznie nie zgadzają się z rzeczywistością. Bo co ciekawe, nierzadko dzieje się to kompletnym przypadkiem. Przeglądają swoje analizy i zaczynają się zastanawiać – skąd w sumie jest ta liczba. Skąd ona się wzięła? Bo wcale nie wygląda wiarygodnie. I tak – po nitce dochodzą do kłębka. Czasami, chociaż to raczej rzadsza sytuacja, pojawiają się w danych jakieś sygnały ostrzegawcze – na przykład duża i nagła zmiana w trendzie w danych – której nie widać w firmie. Albo jakieś duże, istotne odchylenia danych od normy. Albo właśnie wspomniana wcześniej sytuacja, gdzie odkrywamy nagle, że ktoś ściemniał o swoich danych. Bo i takie sytuacje się zdarzają.

Właśnie odkryłeś, że Twoje analizy finansowe NIE SĄ wiarygodne. Co zrobić dalej?

Więc — załóżmy, że jesteś właśnie w sytuacji, w której odkryłeś lub odkryłaś, że Twoje analizy finansowe nie zgadzają się z rzeczywistością – i tutaj pojawia się kluczowe pytanie – mianowicie, co z tym fantem zrobić w pierwszej kolejności?

I tak na dobrą sprawę – według nas, sprowadzając tę sytuację do bardzo prostego modelu, to są dwie rzeczy o które musisz w tej sytuacji zadbać albo pomyśleć.

Po pierwsze – dojdź do prawdy

Po pierwsze – musisz dojść do prawdy. Czyli możliwie szybko dojść do prawdziwego wyniku tej analizy. I tutaj dużo zależy od skali odchylenia – bo jeżeli chodzi tu o jedną źle przypisaną fakturę – to być może faktycznie nie stało się nic wielkiego. Ale jeżeli w pewnym momencie orientujesz się na przykład, że od pół roku błędnie liczyłeś marżę – to taką wiedzę musisz zaktualizować sobie krytycznie szybko. Bo błędne przeświadczenia w tym zakresie mogą Cię po prostu słono kosztować. Z osobistego doświadczenia – ale też przede wszystkim z doświadczenia Klientów Plona Consulting, z którymi mieliśmy przyjemność pracować także osobiście na przestrzeni lat, musimy powiedzieć, że wiemy, że taki moment to dużo emocji i nerwów. Bo na przykład zdarzyło nam się kilka razy pokazywać Przedsiębiorcom, że na przykład linia biznesowa, którą wcześniej uważali za rentowną, ciągnie ich biznes w dół, bo od miesięcy jest na minusie. Zdarzało nam się musieć powiedzieć Klientowi, że na przykład ich problemy z cashem wcale nie wynikają z zatorów płatniczych – tylko ze zbyt niskiej marży. Albo że wyniki za dany rok wcale nie były takie jak się wydawało — i że kondycja biznesu jest gorsza niż komukolwiek wcześniej się wydawało. I mówimy to wszystko po to, żeby powiedzieć, że jeżeli odkryjesz u Ciebie jakąś niezgodność w analizach – to pomimo tych emocji, warto przypomnieć sobie, że to całe szczęście, że jednak do tej prawdy dotarłeś. I że zamiast tego, mogłeś tkwić w tej nieświadomości jeszcze długo. Widzieliśmy kiedyś taki film w Internecie, w którym młoda dziewczyna opowiadała o tym, że od jakiegoś czasu gorzej się czuła – i w końcu po kilku tygodniach zorientowała się, że butelka, z której piła wodę miała w środku pleśń, której nie było widać, kiedy uzupełniała sobie codziennie wodę. Więc oczywiście – odkrycie czegoś takiego to jest fatalna sprawa — i wiemy, że to bardzo mocne porównanie — ale z drugiej strony, na pewno może się cieszyć, że odkryła to, zanim pojawiły się u niej jakieś bardzo poważne albo nieodwracalne problemy zdrowotne. I idąc za tym przykładem – jest też druga rzecz, oprócz dojścia do prawdy, o którą musisz zadbać jeżeli odkryjesz, że z Twoimi analizami jest coś nie tak – mianowicie: wyciągnięcie wniosków i nauka na przyszłość.

Po drugie – zabezpiecz się na przyszłość

Czyli określenie – jak do tego doszło, co się stało, że taka sytuacja mogła w ogóle wystąpić i przemyślenie tego CO można zrobić, żeby do takiej sytuacji nie doszło już w przyszłości. Być może czegoś za mało dopilnowałeś? Być może wystąpił inny powód z tych, które dziś wymienialiśmy? Być może pomiędzy Twoim wewnętrznym system a księgowością pojawiły się różnice o których nie wiedziałeś i to pora wprowadzić proces weryfikacji? — Tak jak mówiliśmy, powodów, przez które analizy stają się niewiarygodne jest mnóstwo – pytanie co możesz zrobić, żeby nie powtarzać tego samego? Czyli wyciągnięcie wniosków – i wprowadzenie takich kroków, które zabezpieczą Cię przed tym na przyszłość. Nawet gdyby miały być tak proste jak porównanie swojej bazy dany z rachunkiem wyników.

Więc dwie rzeczy, które rekomendujemy po zauważeniu tego, że Twoje analizy – to po pierwsze jak najszybciej dotrzeć do tego, jak jest naprawdę – a po drugie wyciągnąć wnioski i zastanowić się co możesz zrobić, żeby do takiego samego błędu nie doszło po raz kolejny.

Nie jesteś pewny, czy Twoje analizy finansowe są wiarygodne?

Jeżeli nie masz stuprocentowej pewności czy Twoje analizy finansowe są wiarygodne, czy nie ma w nich zaszytych jakichś błędów lub po prostu zastanawiasz się, czy jest w nich coś, co powinno Cię zaniepokoić – to bardzo serdecznie zachęcamy do zamówienia bezpłatnej konsultacji z dyrektorem finansowym:

>> Zamawiam bezpłatną konsultację