Przejdź do treści

26 października 2022

Twarde dane finansowe – jakim danym finansowym warto ufać?

Twarde dane pozwalają podejmować lepsze decyzje. Ale czy „twarde dane”, z których korzystasz, faktycznie są… twarde? Jakie są ryzyka korzystania z niewiarygodnych danych w finansach? I jak upewnić się, że korzystasz z tych właściwych? Dokładnie o tym mówi 21. odcinek podcastu Finanse w Twojej Firmie!

Twarde dane finansowe

„Twarde dane finansowe – jakim danym finansowym warto ufać?” to tytuł 21. odcinka podcastu Finanse w Twojej firmie, na podstawie którego napisany został poniższy artykuł.

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts

Twarde dane – dlaczego warto się nad nimi pochylić?

Tematem 21. odcinka naszego podcastu jest to, jakim danym finansowym warto ufać. Temat, jak zwykle bardzo istotny, a podyktowany jest jedną z historii, która niedawno przytrafiła się Wojciechowi Plonie, po której zdaliśmy sobie sprawę z fenomenu, który jest obecny w dziesiątkach firm z którymi rozmawiamy w Plona Consulting.

Twarde dane w praktyce

Kilka tygodni temu będąc na pewnym evencie, rozmawialiśmy z dwoma Właścicielami pewnej firmy produkcyjnej. Panowie, zapytani o koszty wytworzenia pojedynczego produktu podali dwie zupełnie różne odpowiedzi. Mimo, że obaj Panowie mówili, że mają to policzone, to liczby były zupełnie rozstrzelone.

Ten fakt szybko przerodził się w dyskusję. Jeden z Panów mówi, że do kosztów wliczył sobie pewne 3 czynniki, na co drugi odpowiada, że ten pierwszy pewnie zapomniał o wliczeniu jeszcze czegoś innego. Na co słyszy w odpowiedzi, że oczywiście zostało to wliczone, ale pierwszy z Panów po prostu inaczej to nazywa. I tak dalej, i tak dalej.

I ta cała sytuacja, mimo, że z boku może wyglądać na błahą, jest dużo głębszym tematem, niż widać to na pierwszy rzut oka. Bo zarówno jeden jak i drugi z tych Panów, bardzo wierzą w poprawność swoich wyliczeń. Wierzą, że dysponują twardymi danymi. I pomimo, że różnią się od siebie kilkukrotnie, obaj panowie podejmują decyzje na ich podstawie. Decyzje, które później realnie wpływają na zysk firmy. Wystarczy pomyśleć o sytuacji, kiedy negocjują z dystrybutorami.

Błędne dane = błędne decyzje

Jeżeli przykładowo realny koszt wytworzenia sztuki produktu to 25 PLN, a mamy w głowie, że jest to 15 PLN, to jesteśmy z góry na przegranej pozycji.

Bo jeżeli w takiej sytuacji sprzedamy sztukę produktu za 22 PLN, mamy wrażenie, że zrobiliśmy bardzo dobry interes. A tak naprawdę, generujemy firmie stratę nawet o tym nie wiedząc – a wręcz ciesząc się, że zrobiliśmy dobry interes.

Nie wspominając o tym, że zaraz ktoś poprosi nas o dziesięcioprocentowy rabat. A my zgodzimy się, bo i tak przecież świetnie na tym wychodzimy.

Dlaczego NIE korzystasz z twardych danych?

Ta sytuacja dwóch wspólników to tylko jedna forma tego zjawiska – czyli korzystania z niewiarygodnych czy niepewnych danych. W naszej codziennej działalności doradczej zauważamy też inne formy tego problemu. Oto kilka z nich.

Brak weryfikacji własnych analiz z księgowością

Czyli znów – mamy dane, mamy kalkulacje, ale niekoniecznie są one wiarygodne.

Prowadzenie kilku różnych plików controllingowych

…lub alternatywnie kilku źródeł danych, które służą do kontroli tych samych wskaźników. W tej sytuacji możesz mieć na przykład policzoną marżę na poszczególnych Klientach w dwóch systemach. Ale oba systemu pokazują Ci różne wartości. I nie za bardzo wiesz, której możesz ufać.

Dokonywanie uproszczeń i założeń

Jest to coś, co często obserwujemy przy określeniu, ile kosztuje praca ludzi potrzebna do wykonania jednej sztuki produktu. Albo szerzej – określaniu ile czasu zajmuje pracownikowi średnio wykonanie czynności X.

Częstym miejscem takich uproszczeń i założeń są budżety – gdzie zakładane są pewne koszty bez wcześniejszej weryfikacji tego.

Nie raz słyszeliśmy już od Przedsiębiorców, że ich wycena zakłada, że pracownik w trakcie godziny wykona np. 10 sztuk danego produktu. A po zweryfikowaniu tego z rzeczywistością okazuje się np. że pracownik realnie wykonuje tych produktów 2 razy mniej. I następuje zgrzyt. Bo nagle realne koszty wytworzenia okazują się być znacznie wyższe niż te, które były zakładane i na podstawie tworzona była wycena.

Jakie są konsekwencje korzystania ze złych danych?

Eksperci od marketingu często posługują się stwierdzeniem, że firma bez odpowiednio poukładanej analityki wyrzuca połowę budżetu marketingowego w błoto, ale nigdy wie, która jest to połowa. Od siebie możemy dodać, że jedyny gorszy wariant tej sytuacji jest taki, gdzie ta analityka jest, ale przez błędy w konfiguracji i zbieraniu danych, pokazuje Ci te połowy odwrotnie. Przez co przekładasz jeszcze więcej budżetu na poczet nieefektywnych kanałów.

W naszej firmie mocno wierzymy w to, że twarde dane są kluczowe do rozwijania biznesu – praktycznie w każdym obszarze. W końcu naszą dewizą jest „Zarządzaj finansami firmy na podstawie twardych danych”. I właśnie dlatego zwracamy uwagę na tę ogromną pułapkę – czyli dane, które są twarde tylko z pozoru. Bo jak sam widzisz, korzystanie z takich danych może nierzadko wygenerować więcej problemów i ryzyka niż korzyści.

Jak upewnić się, że analizy z których korzystasz są wiarygodne?

W tym zakresie mamy dla Ciebie kilka szybkich wskazówek.

1. Jeżeli chcesz przetwarzać dane, korzystaj z wiarygodnych źródeł

Najczęściej takim źródłem jest księgowość, jednak tutaj pragnę zrobić pewne zastrzeżenie – ta księgowość musi być prowadzona w rzetelny sposób. Często spotykam się z uproszczeniami w rozliczaniu lub niewłaściwym określeniu momentu powstania przychodu czy kosztu, nieprawidłowym lub braku księgowania magazynu na bieżąco itp.

2. Jeżeli korzystasz z systemów, weryfikuj w nich dane

Częstym źródłem danych są systemy ERP lub systemy do fakturowania, które pozwalają na eksport danych, celem ich analizy. Często zauważamy jednak, że dane wpisywane do systemu ERP i rozumiane w systemie ERP w jeden sposób mogą być zapisywane w inny sposób niż w księgowości.

Oczywiście w przypadku kiedy takie systemy są bezpośrednio połączone z księgowością nie powinno być różnic, jednak to nie jest reguła. Często spotykamy się z sytuacją, w której przeanalizowane wyniki z systemu ERP odchylają się nawet do 30% względem tych księgowych. Dlatego weryfikuj te odchylenia raz na miesiąc jeżeli chodzi o porównanie do księgowości.

3. Dbaj o spójność informacji pomiędzy źródłami

Wyniki i wskaźniki powinny być tak samo liczone w całej firmie i interpretowane w oparciu o zgodne dane. Analizując przypadki klientów często zdarza się wniosek, że w firmie funkcjonują 2-4 źródeł danych, natomiast wyniki z tych systemów się nie pokrywają. Na przykład:

  • System magazynowy nie zgadza się z księgowością,
  • Marża z systemu ERP nie zgadza się z marżą księgową,
  • Wartość pracy szacowana na podstawie stawek nie zgadza się z kosztami ludzi w projektach.

4. Uważaj na ręczne wprowadzanie danych

W Małej skali działalności możesz sobie pozwolić na wprowadzanie danych ręcznie, jednak jeżeli myślisz o rozwoju swojej firmy to częstym wąskim gardłem są właśnie tego typu prowadzone pliki.

Jeszcze rok temu u nas w firmie wszystko było wpisywane ręcznie do modelu w Excelu. Jednak wraz ze wzrostem koszt przygotowywania i prowadzenia naszego Excela był tak duży, że trzeba było wdrożyć zmiany – wprowadzić oprogramowanie wspierające, które stało się tym samym źródłem danych do analiz, a następnie do przekazania do księgowości.

Pamiętaj, że jeżeli do najlepszego modelu finansowego na świecie podłożysz kiepskiej jakości dane, to i tak wyniki analiz będę bezużyteczne.

5. W miarę możliwości staraj się nie korzystać z uogólnień i uproszczeń

A jeżeli już musisz, to raz na jakiś czas weryfikuj je z rzeczywistością.

6. Pamiętaj aby stosować na poziomie całej organizacji to samo nazewnictwo

Jeżeli często korzystasz ze stwierdzenia „koszt wytworzenia”, określ co w ten koszt wchodzi.

Zapamiętaj…

Jest takie powiedzenie…

Uważaj na źródło z którego pijesz.

I to właśnie ono idealnie wyjaśnia sens powyższego tekstu.

Poznaj Plona Consulting.

Jeżeli czujesz, że w Twojej firmie brakuje twardych danych finansowych do podejmowania decyzji, chętnie wesprzemy Cię w zarządzaniu finansami. Od przeanalizowania Twojej sytuacji, przed wydanie diagnozy i określenie priorytetów, aż po wdrożenie narzędzi i analiz finansowych.

Pierwszym krokiem, jest zamówienie bezpłatnej konsultacji, podczas której omówimy Twój przypadek oraz na spokojnie opowiemy Ci jak wyglądają nasze usługi.

Zamawiam bezpłatną konsultację

Podobne wpisy które mogą Cię zainteresować

Wojciech Plona
06 listopada 2024

AI i automatyzacja w finansach firmy – jak z nich korzystać?

15 sposobów, aby wykorzystać AI oraz automatyzację w finansach Twojej firmy

Więcej
Wojciech Plona
23 października 2024

Finansowe wyzwania w branży nieruchomości

Finansowe wyzwania firm z branży nieruchomości Nieruchomości to wyjątkowa branża. O tym jakie wyzwania spotykają firmy z tej branży posłuchasz w 73. odcinku podcastu Finanse w Twojej Firmie, na podstawie którego napisany został poniższy artykuł: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts „Firmy z branży nieruchomości”… Czyli jakie? Już na wstępie warto zaznaczyć, że pojęcie „firmy nieruchomościowe” to dość pojemny termin – […]

Więcej
michal
09 października 2024

Najbardziej PRZECENIANE finansowe wskaźniki

Najbardziej PRZECENIANE finansowe wskaźniki Jeżeli choć trochę znasz Plona Consulting, na pewno wiesz jak istotna dla Twojego biznesu jest kontrola finansów. Ale są takie wskaźniki, które Przedsiębiorcy zdają się często przeceniać… Posłuchaj 73. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie, na podstawie którego napisany został poniższy artykuł: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts Najbardziej przeceniane finansowe […]

Więcej
Wojciech Plona
25 września 2024

Tabelki to (nie) wszystko

Tabelki to (nie) wszystko – na ile decyzje Przedsiębiorcy powinny wynikać z danych? Przedsiębiorcy często zwracają uwagę na to, że rzeczą, która dała im biznesową przewagę jest ich intuicja. Ale czym faktycznie jest ta intuicja w biznesie? I jak możesz ją wesprzeć? Posłuchaj 72. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie, na podstawie którego napisany został poniższy artykuł: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts […]

Więcej
Wojciech Plona
11 września 2024

Sprzedaż czy finanse – co układać najpierw?

Sprzedaż czy finanse – co układać najpierw? Przedsiębiorcy, którzy chcą profesjonalizować działanie swojej firmy zadają sobie czasami pytanie – co układać najpierw? Sprzedaż i marketing? I tego właśnie dotyczy poniższy artykuł – który został napisany na podstawie 71. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Przesłuchaj całości korzystając z linków poniżej: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts Priorytety w rozwoju […]

Więcej
Wojciech Plona
28 sierpnia 2024

Więcej, ale taniej VS mniej, ale drożej – co będzie dla Ciebie bardziej korzystne?

Więcej po niższych cenach, czy mniej po niższych cenach? Tematem poniższego artykułu jest to, czy lepiej obsługiwać większy czy lepszy wolumen. Artykuł został napisany na podstawie 70. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Przesłuchaj całości korzystając z linków poniżej: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts Dylemat cenowy Dzisiaj naszym tematem jest kwestia tego, czy warto w Twojej firmie sprzedawać […]

Więcej
Ile inwestować w rozwój firmy
Wojciech Plona
14 sierpnia 2024

Ile możesz reinwestować w rozwój Twojej firmy?

Ile możesz reinwestować w rozwój Twojej firmy? Tematem poniższego artykułu jest granica reinwestowania zysków. Artykuł został napisany na podstawie 69. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Przesłuchaj całości korzystając z linków poniżej: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts Zastanawiasz się ile reinwestować? To wdzięczne pytanie. Reinwestowanie zysków to dobry i wdzięczny temat. Bo sugeruje, że Twoja firma ma zyski […]

Więcej
Wojciech Plona
31 lipca 2024

Sygnały, że Twoje stawki są zbyt niskie

Sygnały, że Twoje stawki są zbyt niskie Tematem poniższego artykułu są sygnały, że Twoje stawki mogą być zbyt niskie. Artykuł został napisany na podstawie 68. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Posłuchaj całości korzystając z linków poniżej: Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts Wyznaczenie stawek nie jest proste Wyznaczanie stawek to niełatwy temat. I o ile to, że masz zbyt wysokie stawki widać czasami jak na dłoni, o tyle zbyt niskich stawek nie jest już […]

Więcej
Wojciech Plona
17 lipca 2024

Czy masz zbyt dużych Klientów?

Czy Twoja dywersyfikacja (lub jej brak) pozwalają się Twojej firmie rozwijać, czy stanowią dla niej ograniczenie?

Więcej
Wojciech Plona
03 lipca 2024

Rekrutacja Dyrektora Finansowego – Na co zwrócić uwagę?

Zatrudnienie Dyrektora Finansowego to często symboliczny moment w życiu Przedsiębiorcy. Czy to właściwy moment na zatrudnienie CFO w Twojej firmie? Jak uniknąć błędów?

Więcej

Zacznij zarządzać firmowymi finansami

Chciałbyś szybciej analizować finanse Twojej firmy i wyciągać z nich więcej informacji? Zamów bezpłatną, 45 minutową konsultację i sprawdź, o ile prostszy może stać się Twój biznes dzięki profesjonalnym analizom finansowym!