Twarde dane finansowe – jakim danym finansowym warto ufać?

Twarde dane finansowe

„Twarde dane finansowe – jakim danym finansowym warto ufać?” to tytuł 21. odcinka podcastu Finanse w Twojej firmie, na podstawie którego napisany został poniższy artykuł.

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Twarde dane – dlaczego warto się nad nimi pochylić?

Tematem 21. odcinka naszego podcastu jest to, jakim danym finansowym warto ufać. Temat, jak zwykle bardzo istotny, a podyktowany jest jedną z historii, która niedawno przytrafiła się Wojciechowi Plonie, po której zdaliśmy sobie sprawę z fenomenu, który jest obecny w dziesiątkach firm z którymi rozmawiamy w Plona Consulting.

Twarde dane w praktyce

Kilka tygodni temu będąc na pewnym evencie, rozmawialiśmy z dwoma Właścicielami pewnej firmy produkcyjnej. Panowie, zapytani o koszty wytworzenia pojedynczego produktu podali dwie zupełnie różne odpowiedzi. Mimo, że obaj Panowie mówili, że mają to policzone, to liczby były zupełnie rozstrzelone.

Ten fakt szybko przerodził się w dyskusję. Jeden z Panów mówi, że do kosztów wliczył sobie pewne 3 czynniki, na co drugi odpowiada, że ten pierwszy pewnie zapomniał o wliczeniu jeszcze czegoś innego. Na co słyszy w odpowiedzi, że oczywiście zostało to wliczone, ale pierwszy z Panów po prostu inaczej to nazywa. I tak dalej, i tak dalej.

I ta cała sytuacja, mimo, że z boku może wyglądać na błahą, jest dużo głębszym tematem, niż widać to na pierwszy rzut oka. Bo zarówno jeden jak i drugi z tych Panów, bardzo wierzą w poprawność swoich wyliczeń. Wierzą, że dysponują twardymi danymi. I pomimo, że różnią się od siebie kilkukrotnie, obaj panowie podejmują decyzje na ich podstawie. Decyzje, które później realnie wpływają na zysk firmy. Wystarczy pomyśleć o sytuacji, kiedy negocjują z dystrybutorami.

Błędne dane = błędne decyzje

Jeżeli przykładowo realny koszt wytworzenia sztuki produktu to 25 PLN, a mamy w głowie, że jest to 15 PLN, to jesteśmy z góry na przegranej pozycji.

Bo jeżeli w takiej sytuacji sprzedamy sztukę produktu za 22 PLN, mamy wrażenie, że zrobiliśmy bardzo dobry interes. A tak naprawdę, generujemy firmie stratę nawet o tym nie wiedząc – a wręcz ciesząc się, że zrobiliśmy dobry interes.

Nie wspominając o tym, że zaraz ktoś poprosi nas o dziesięcioprocentowy rabat. A my zgodzimy się, bo i tak przecież świetnie na tym wychodzimy.

Dlaczego NIE korzystasz z twardych danych?

Ta sytuacja dwóch wspólników to tylko jedna forma tego zjawiska – czyli korzystania z niewiarygodnych czy niepewnych danych. W naszej codziennej działalności doradczej zauważamy też inne formy tego problemu. Oto kilka z nich.

Brak weryfikacji własnych analiz z księgowością

Czyli znów – mamy dane, mamy kalkulacje, ale niekoniecznie są one wiarygodne. Nie wspominając o tym, że nie wiesz, czy Excel wystarczy Ci w finansach, czy może pora przerzucić się na bardziej nowoczesne rozwiązanie.

Prowadzenie kilku różnych plików controllingowych

…lub alternatywnie kilku źródeł danych, które służą do kontroli tych samych wskaźników. W tej sytuacji możesz mieć na przykład policzoną marżę na poszczególnych Klientach w dwóch systemach. Ale oba systemu pokazują Ci różne wartości. I nie za bardzo wiesz, której możesz ufać.

Dokonywanie uproszczeń i założeń

Jest to coś, co często obserwujemy przy określeniu, ile kosztuje praca ludzi potrzebna do wykonania jednej sztuki produktu. Albo szerzej – określaniu ile czasu zajmuje pracownikowi średnio wykonanie czynności X.

Częstym miejscem takich uproszczeń i założeń są budżety – gdzie zakładane są pewne koszty bez wcześniejszej weryfikacji tego.

Nie raz słyszeliśmy już od Przedsiębiorców, że ich wycena zakłada, że pracownik w trakcie godziny wykona np. 10 sztuk danego produktu. A po zweryfikowaniu tego z rzeczywistością okazuje się np. że pracownik realnie wykonuje tych produktów 2 razy mniej. I następuje zgrzyt. Bo nagle realne koszty wytworzenia okazują się być znacznie wyższe niż te, które były zakładane i na podstawie tworzona była wycena.

Jakie są konsekwencje korzystania ze złych danych?

Eksperci od marketingu często posługują się stwierdzeniem, że firma bez odpowiednio poukładanej analityki wyrzuca połowę budżetu marketingowego w błoto, ale nigdy wie, która jest to połowa. Od siebie możemy dodać, że jedyny gorszy wariant tej sytuacji jest taki, gdzie ta analityka jest, ale przez błędy w konfiguracji i zbieraniu danych, pokazuje Ci te połowy odwrotnie. Przez co przekładasz jeszcze więcej budżetu na poczet nieefektywnych kanałów.

W naszej firmie mocno wierzymy w to, że twarde dane są kluczowe do rozwijania biznesu – praktycznie w każdym obszarze. W końcu naszą dewizą jest „Zarządzaj finansami firmy na podstawie twardych danych”. I właśnie dlatego zwracamy uwagę na tę ogromną pułapkę – czyli dane, które są twarde tylko z pozoru. Bo jak sam widzisz, korzystanie z takich danych może nierzadko wygenerować więcej problemów i ryzyka niż korzyści.

Jak upewnić się, że analizy z których korzystasz są wiarygodne?

W tym zakresie mamy dla Ciebie kilka szybkich wskazówek.

1. Jeżeli chcesz przetwarzać dane, korzystaj z wiarygodnych źródeł

Najczęściej takim źródłem jest księgowość, jednak tutaj pragnę zrobić pewne zastrzeżenie – ta księgowość musi być prowadzona w rzetelny sposób. Często spotykam się z uproszczeniami w rozliczaniu lub niewłaściwym określeniu momentu powstania przychodu czy kosztu, nieprawidłowym lub braku księgowania magazynu na bieżąco itp.

2. Jeżeli korzystasz z systemów, weryfikuj w nich dane

Częstym źródłem danych są systemy ERP lub systemy do fakturowania, które pozwalają na eksport danych, celem ich analizy. Często zauważamy jednak, że dane wpisywane do systemu ERP i rozumiane w systemie ERP w jeden sposób mogą być zapisywane w inny sposób niż w księgowości.

Oczywiście w przypadku kiedy takie systemy są bezpośrednio połączone z księgowością nie powinno być różnic, jednak to nie jest reguła. Często spotykamy się z sytuacją, w której przeanalizowane wyniki z systemu ERP odchylają się nawet do 30% względem tych księgowych. Dlatego weryfikuj te odchylenia raz na miesiąc jeżeli chodzi o porównanie do księgowości.

3. Dbaj o spójność informacji pomiędzy źródłami

Wyniki i wskaźniki powinny być tak samo liczone w całej firmie i interpretowane w oparciu o zgodne dane. Analizując przypadki klientów często zdarza się wniosek, że w firmie funkcjonują 2-4 źródeł danych, natomiast wyniki z tych systemów się nie pokrywają. Na przykład:

• System magazynowy nie zgadza się z księgowością,
• Marża z systemu ERP nie zgadza się z marżą księgową,
• Wartość pracy szacowana na podstawie stawek nie zgadza się z kosztami ludzi w projektach.

4. Uważaj na ręczne wprowadzanie danych

W Małej skali działalności możesz sobie pozwolić na wprowadzanie danych ręcznie, jednak jeżeli myślisz o rozwoju swojej firmy to częstym wąskim gardłem są właśnie tego typu prowadzone pliki.

Jeszcze rok temu u nas w firmie wszystko było wpisywane ręcznie do modelu w Excelu. Jednak wraz ze wzrostem koszt przygotowywania i prowadzenia naszego Excela był tak duży, że trzeba było wdrożyć zmiany – wprowadzić oprogramowanie wspierające, które stało się tym samym źródłem danych do analiz, a następnie do przekazania do księgowości.

Pamiętaj, że jeżeli do najlepszego modelu finansowego na świecie podłożysz kiepskiej jakości dane, to i tak wyniki analiz będę bezużyteczne.

5. W miarę możliwości staraj się nie korzystać z uogólnień i uproszczeń

A jeżeli już musisz, to raz na jakiś czas weryfikuj je z rzeczywistością.

6. Pamiętaj aby stosować na poziomie całej organizacji to samo nazewnictwo

Jeżeli często korzystasz ze stwierdzenia „koszt wytworzenia”, określ co w ten koszt wchodzi.

Zapamiętaj…

Jest takie powiedzenie…

Uważaj na źródło z którego pijesz.

I to właśnie ono idealnie wyjaśnia sens powyższego tekstu.

Poznaj Plona Consulting.

Jeżeli czujesz, że w Twojej firmie brakuje twardych danych finansowych do podejmowania decyzji, chętnie wesprzemy Cię w zarządzaniu finansami. Od przeanalizowania Twojej sytuacji, przed wydanie diagnozy i określenie priorytetów, aż po wdrożenie narzędzi i analiz finansowych.

Pierwszym krokiem, jest zamówienie bezpłatnej konsultacji, podczas której omówimy Twój przypadek oraz na spokojnie opowiemy Ci jak wyglądają nasze usługi.

Zamawiam bezpłatną konsultację