Przejdź do treści

26 października 2022

Twarde dane finansowe – jakim danym finansowym warto ufać?

Twarde dane pozwalają podejmować lepsze decyzje. Ale czy „twarde dane”, z których korzystasz, faktycznie są… twarde? Jakie są ryzyka korzystania z niewiarygodnych danych w finansach? I jak upewnić się, że korzystasz z tych właściwych? Dokładnie o tym mówi 21. odcinek podcastu Finanse w Twojej Firmie!

Twarde dane finansowe

„Twarde dane finansowe – jakim danym finansowym warto ufać?” to tytuł 21. odcinka podcastu Finanse w Twojej firmie, na podstawie którego napisany został poniższy artykuł.

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts

Twarde dane – dlaczego warto się nad nimi pochylić?

Tematem 21. odcinka naszego podcastu jest to, jakim danym finansowym warto ufać. Temat, jak zwykle bardzo istotny, a podyktowany jest jedną z historii, która niedawno przytrafiła się Wojciechowi Plonie, po której zdaliśmy sobie sprawę z fenomenu, który jest obecny w dziesiątkach firm z którymi rozmawiamy w Plona Consulting.

Twarde dane w praktyce

Kilka tygodni temu będąc na pewnym evencie, rozmawialiśmy z dwoma Właścicielami pewnej firmy produkcyjnej. Panowie, zapytani o koszty wytworzenia pojedynczego produktu podali dwie zupełnie różne odpowiedzi. Mimo, że obaj Panowie mówili, że mają to policzone, to liczby były zupełnie rozstrzelone.

Ten fakt szybko przerodził się w dyskusję. Jeden z Panów mówi, że do kosztów wliczył sobie pewne 3 czynniki, na co drugi odpowiada, że ten pierwszy pewnie zapomniał o wliczeniu jeszcze czegoś innego. Na co słyszy w odpowiedzi, że oczywiście zostało to wliczone, ale pierwszy z Panów po prostu inaczej to nazywa. I tak dalej, i tak dalej.

I ta cała sytuacja, mimo, że z boku może wyglądać na błahą, jest dużo głębszym tematem, niż widać to na pierwszy rzut oka. Bo zarówno jeden jak i drugi z tych Panów, bardzo wierzą w poprawność swoich wyliczeń. Wierzą, że dysponują twardymi danymi. I pomimo, że różnią się od siebie kilkukrotnie, obaj panowie podejmują decyzje na ich podstawie. Decyzje, które później realnie wpływają na zysk firmy. Wystarczy pomyśleć o sytuacji, kiedy negocjują z dystrybutorami.

Błędne dane = błędne decyzje

Jeżeli przykładowo realny koszt wytworzenia sztuki produktu to 25 PLN, a mamy w głowie, że jest to 15 PLN, to jesteśmy z góry na przegranej pozycji.

Bo jeżeli w takiej sytuacji sprzedamy sztukę produktu za 22 PLN, mamy wrażenie, że zrobiliśmy bardzo dobry interes. A tak naprawdę, generujemy firmie stratę nawet o tym nie wiedząc – a wręcz ciesząc się, że zrobiliśmy dobry interes.

Nie wspominając o tym, że zaraz ktoś poprosi nas o dziesięcioprocentowy rabat. A my zgodzimy się, bo i tak przecież świetnie na tym wychodzimy.

Dlaczego NIE korzystasz z twardych danych?

Ta sytuacja dwóch wspólników to tylko jedna forma tego zjawiska – czyli korzystania z niewiarygodnych czy niepewnych danych. W naszej codziennej działalności doradczej zauważamy też inne formy tego problemu. Oto kilka z nich.

Brak weryfikacji własnych analiz z księgowością

Czyli znów – mamy dane, mamy kalkulacje, ale niekoniecznie są one wiarygodne.

Prowadzenie kilku różnych plików controllingowych

…lub alternatywnie kilku źródeł danych, które służą do kontroli tych samych wskaźników. W tej sytuacji możesz mieć na przykład policzoną marżę na poszczególnych Klientach w dwóch systemach. Ale oba systemu pokazują Ci różne wartości. I nie za bardzo wiesz, której możesz ufać.

Dokonywanie uproszczeń i założeń

Jest to coś, co często obserwujemy przy określeniu, ile kosztuje praca ludzi potrzebna do wykonania jednej sztuki produktu. Albo szerzej – określaniu ile czasu zajmuje pracownikowi średnio wykonanie czynności X.

Częstym miejscem takich uproszczeń i założeń są budżety – gdzie zakładane są pewne koszty bez wcześniejszej weryfikacji tego.

Nie raz słyszeliśmy już od Przedsiębiorców, że ich wycena zakłada, że pracownik w trakcie godziny wykona np. 10 sztuk danego produktu. A po zweryfikowaniu tego z rzeczywistością okazuje się np. że pracownik realnie wykonuje tych produktów 2 razy mniej. I następuje zgrzyt. Bo nagle realne koszty wytworzenia okazują się być znacznie wyższe niż te, które były zakładane i na podstawie tworzona była wycena.

Jakie są konsekwencje korzystania ze złych danych?

Eksperci od marketingu często posługują się stwierdzeniem, że firma bez odpowiednio poukładanej analityki wyrzuca połowę budżetu marketingowego w błoto, ale nigdy wie, która jest to połowa. Od siebie możemy dodać, że jedyny gorszy wariant tej sytuacji jest taki, gdzie ta analityka jest, ale przez błędy w konfiguracji i zbieraniu danych, pokazuje Ci te połowy odwrotnie. Przez co przekładasz jeszcze więcej budżetu na poczet nieefektywnych kanałów.

W naszej firmie mocno wierzymy w to, że twarde dane są kluczowe do rozwijania biznesu – praktycznie w każdym obszarze. W końcu naszą dewizą jest „Zarządzaj finansami firmy na podstawie twardych danych”. I właśnie dlatego zwracamy uwagę na tę ogromną pułapkę – czyli dane, które są twarde tylko z pozoru. Bo jak sam widzisz, korzystanie z takich danych może nierzadko wygenerować więcej problemów i ryzyka niż korzyści.

Jak upewnić się, że analizy z których korzystasz są wiarygodne?

W tym zakresie mamy dla Ciebie kilka szybkich wskazówek.

1. Jeżeli chcesz przetwarzać dane, korzystaj z wiarygodnych źródeł

Najczęściej takim źródłem jest księgowość, jednak tutaj pragnę zrobić pewne zastrzeżenie – ta księgowość musi być prowadzona w rzetelny sposób. Często spotykam się z uproszczeniami w rozliczaniu lub niewłaściwym określeniu momentu powstania przychodu czy kosztu, nieprawidłowym lub braku księgowania magazynu na bieżąco itp.

2. Jeżeli korzystasz z systemów, weryfikuj w nich dane

Częstym źródłem danych są systemy ERP lub systemy do fakturowania, które pozwalają na eksport danych, celem ich analizy. Często zauważamy jednak, że dane wpisywane do systemu ERP i rozumiane w systemie ERP w jeden sposób mogą być zapisywane w inny sposób niż w księgowości.

Oczywiście w przypadku kiedy takie systemy są bezpośrednio połączone z księgowością nie powinno być różnic, jednak to nie jest reguła. Często spotykamy się z sytuacją, w której przeanalizowane wyniki z systemu ERP odchylają się nawet do 30% względem tych księgowych. Dlatego weryfikuj te odchylenia raz na miesiąc jeżeli chodzi o porównanie do księgowości.

3. Dbaj o spójność informacji pomiędzy źródłami

Wyniki i wskaźniki powinny być tak samo liczone w całej firmie i interpretowane w oparciu o zgodne dane. Analizując przypadki klientów często zdarza się wniosek, że w firmie funkcjonują 2-4 źródeł danych, natomiast wyniki z tych systemów się nie pokrywają. Na przykład:

  • System magazynowy nie zgadza się z księgowością,
  • Marża z systemu ERP nie zgadza się z marżą księgową,
  • Wartość pracy szacowana na podstawie stawek nie zgadza się z kosztami ludzi w projektach.

4. Uważaj na ręczne wprowadzanie danych

W Małej skali działalności możesz sobie pozwolić na wprowadzanie danych ręcznie, jednak jeżeli myślisz o rozwoju swojej firmy to częstym wąskim gardłem są właśnie tego typu prowadzone pliki.

Jeszcze rok temu u nas w firmie wszystko było wpisywane ręcznie do modelu w Excelu. Jednak wraz ze wzrostem koszt przygotowywania i prowadzenia naszego Excela był tak duży, że trzeba było wdrożyć zmiany – wprowadzić oprogramowanie wspierające, które stało się tym samym źródłem danych do analiz, a następnie do przekazania do księgowości.

Pamiętaj, że jeżeli do najlepszego modelu finansowego na świecie podłożysz kiepskiej jakości dane, to i tak wyniki analiz będę bezużyteczne.

5. W miarę możliwości staraj się nie korzystać z uogólnień i uproszczeń

A jeżeli już musisz, to raz na jakiś czas weryfikuj je z rzeczywistością.

6. Pamiętaj aby stosować na poziomie całej organizacji to samo nazewnictwo

Jeżeli często korzystasz ze stwierdzenia „koszt wytworzenia”, określ co w ten koszt wchodzi.

Zapamiętaj…

Jest takie powiedzenie…

Uważaj na źródło z którego pijesz.

I to właśnie ono idealnie wyjaśnia sens powyższego tekstu.

Poznaj Plona Consulting.

Jeżeli czujesz, że w Twojej firmie brakuje twardych danych finansowych do podejmowania decyzji, chętnie wesprzemy Cię w zarządzaniu finansami. Od przeanalizowania Twojej sytuacji, przed wydanie diagnozy i określenie priorytetów, aż po wdrożenie narzędzi i analiz finansowych.

Pierwszym krokiem, jest zamówienie bezpłatnej konsultacji, podczas której omówimy Twój przypadek oraz na spokojnie opowiemy Ci jak wyglądają nasze usługi.

Zamawiam bezpłatną konsultację

Podobne wpisy które mogą Cię zainteresować

Wojciech Plona
17 lipca 2024

Czy masz zbyt dużych Klientów?

Czy Twoja dywersyfikacja (lub jej brak) pozwalają się Twojej firmie rozwijać, czy stanowią dla niej ograniczenie?

Więcej
Wojciech Plona
03 lipca 2024

Rekrutacja Dyrektora Finansowego – Na co zwrócić uwagę?

Zatrudnienie Dyrektora Finansowego to często symboliczny moment w życiu Przedsiębiorcy. Czy to właściwy moment na zatrudnienie CFO w Twojej firmie? Jak uniknąć błędów?

Więcej
Wojciech Plona
19 czerwca 2024

Marża a narzut – jaka jest różnica?

Różnica między marżą a narzutem Tematem poniższego artykułu jest różnica między marżą a narzutem. Artykuł został napisany na podstawie 65. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Przesłuchaj całości korzystając z linków poniżej: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts Marża to nie narzut, a narzut to nie marża Dziś na warsztat bierzemy temat marży i narzutu. Bo co pewnie […]

Więcej
Wojciech Plona
05 czerwca 2024

Finanse w sezonowym biznesie – jakie są podstawy?

Finanse w sezonowym biznesie Tematem poniższego artykułu jest zarządzanie finansami biznesów, które działają na sezonowym rynku. Artykuł został napisany na podstawie 64. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Przesłuchaj całości korzystając z linków poniżej: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts Sezonowość jest jak fala Fala na morzu, która, czego byśmy […]

Więcej
Wojciech Plona
05 czerwca 2024

Skalowanie firmy przy wsparciu Zewnętrznego Dyrektora Finansowego

Skalowanie firmy przy wsparciu Zewnętrznego Dyrektora Finansowego Tematem dzisiejszego artykułu jest wsparcie Zewnętrznego Dyrektora Finansowego w skalowaniu firmy. Artykuł został napisany na podstawie 63. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Przesłuchaj całości korzystając z linków poniżej: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts Czy Zewnętrzny Dyrektor Finansowy wspomaga Cię w skalowaniu […]

Więcej
Wojciech Plona
05 czerwca 2024

Jak Zewnętrzny Dyrektor Finansowy pomaga w optymalizacji kosztów?

Jak Zewnętrzny Dyrektor Finansowy pomaga optymalizować koszty? Tematem dzisiejszego artykułu jest optymalizacja kosztów przy wsparciu Zewnętrznego Dyrektora Finansowego. Artykuł został napisany na podstawie 62. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Przesłuchaj całości korzystając z linków poniżej: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts Optymalizacja kosztów nabiera na znaczeniu Jak […]

Więcej
Wojciech Plona
18 maja 2024

Rentowność kanałów w e-commerce – jak ją mierzyć?

O czym powinieneś pamiętać chcąc zbadać rentowność kanałów w ecommerce?

Więcej
Wojciech Plona
18 maja 2024

Co zabija płynność finansową w małych i średnich firmach?

8 kwestii, które zabijają Twoją płynność finansową

Więcej
Wojciech Plona
27 marca 2024

7 dźwigni biznesu, które powinien znać każdy Przedsiębiorca

Poznaj 7 dźwigni biznesu, które pomogą Ci określić, nad którymi wskaźnikami i obszarami warto pracować w Twojej firmie.

Więcej
Wojciech Plona
13 marca 2024

System premiowy w firmie – o czym pamiętać przy jego projektowaniu?

Jakie błędy popełniają (z perspektywy finansisty) firmy projektując i wdrażając swój system premiowy?

Więcej

Zacznij zarządzać firmowymi finansami

Chciałbyś szybciej analizować finanse Twojej firmy i wyciągać z nich więcej informacji? Zamów bezpłatną, 45 minutową konsultację i sprawdź, o ile prostszy może stać się Twój biznes dzięki profesjonalnym analizom finansowym!