TYCH błędów unikaj przy budowaniu wewnętrznego działu finansów

TYCH błędów unikaj przy budowaniu wewnętrznego działu finansów

Dzisiejszy temat to błędy przy budowie wewnętrznego działu finansowego. Ten artykuł został napisany na podstawie 78. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie:

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków: 

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Najczęstsze błędy przy budowaniu działu finansowego

Mamy czasami takie wrażenie, że Przedsiębiorcy stosunkowo późno orientują się, że potrzebują mieć w firmie taki dział finansowy – po czym, kiedy rozmawiamy z naszymi znajomymi czy członkami grup networkingowych, to z perspektywy czasu wielu z nich mówi nam, że stworzenie u nich takiego działu było gamechangerem. A jednak bardzo wiele firm czeka na stworzenie takiego działu, czy nawet zaangażowanie wewnętrznej osoby, aż faktycznie te problemy, z którymi się spotykają, zaczną kłuć tak, że ten ból będzie nie do wytrzymania.

Bo na przykład tracą kontrolę nad przepływami pieniężnymi, bo wpływów i wypływów jest na tyle dużo, że Przedsiębiorca kompletnie traci poczucie tego, gdzie w finansach jest jego firma, a już tym bardziej nie jest w stanie kompletnie przewidywać i prognozować jak to będzie wyglądać za na przykład 2 czy 3 miesiące. Albo nagle zaczynają rozumieć, że przestali rozumieć, w którym momencie albo w jaki sposób generują zysk i od czego zależy to, czy ich firmy zarabiają czy nie. Bo w pewnym momencie takie zwykłe dane z księgowości, z prostego rachunku wyników, przestają po prostu wystarczać do podejmowania dobrych decyzji. No i z jednej strony – zdarza się tak, że Przedsiębiorca, Właściciel po prostu zauważy w pewnym momencie, że faktycznie finanse tak się skomplikowały, że zarządzanie na podstawie intuicji przestało wystarczać, albo z drugiej strony – w takim momencie przyjdzie na przykład jakaś potrzeba z zewnątrz – bo chociażby firma chce pozyskać finansowanie i okazuje się, że ktoś musi przygotować raporty finansowe – i nie ma tego kto zrobić. A jeżeli te analizy są potrzebne na szybko, to nagle okazuje się, że stworzenie takiego działu wcale nie jest tak proste i szybkie. Dlatego w poprzednim odcinku mówiliśmy trochę o tym, że jeżeli Twoja firma się rozwija – to żeby rekrutować i budować systemy ZANIM będą niezbędne. Niemniej – patrząc przez pryzmat naszego doświadczenia, większość osób zabierze się za to dopiero wtedy.

I w tym momencie oczywiście budowanie działu nie jest jedyną możliwością – bo w zależności faktycznie od skali część firm decyduje się na doradztwo, część firm korzysta z usług freelancerów, część firm korzysta z usług firm takich jak nasza – czyli takiego Zewnętrznego Dyrektora Finansowego – ale dziś omawiamy faktycznie kwestię tworzenia działu. Więc Przedsiębiorcy, którzy chcą iść tą ścieżką, zaczynają zastanawiać się kogo będą potrzebować – i co ciekawe, swoje pierwsze kroki kierują bardzo często w stronę księgowości – i na przykład zatrudniają księgowego czy księgową na etat. Bo mamy wrażenie, że dalej wśród wielu osób panuje takie przekonanie, że „finanse firmy” równa się „księgowa”.

No i po rekrutacji księgowości – wielu Właścicieli oczekuje, że teraz oprócz księgowości poukładany zostanie też obszar controllingu w firmie, raportowanie finansowe, płynność finansowa i tak dalej. Gdzie to, co do zasady, nie są kompetencje księgowego.

Albo z drugiej strony – zdarza się tak, że taki dział finansowy zostaje niejako wydzielony z innego działu – zazwyczaj administracji. Gdzie osoby, które do tej pory na przykład wprowadzały faktury, czy robiły przelewy, nagle są proszone o przygotowywanie raportów, zestawień, liczenie wskaźników i tak dalej. Co też oczywiście ma swoje minusy. Bo nawet jeżeli takie osoby posiadają kompetencje Excelowe, które umożliwią zrobienie solidnych plików, których nie trzeba będzie robić w stu procentach ręcznie i przepisywać informacji z miejsca w miejsce (co wcale nie jest często spotykane), to pozostaje też kwestia kompetencji finansowych. I to nie mówimy już nawet o podstawowych kwestiach takich jak budowanie czy interpretacja wskaźników finansowych – ale o wszystkim co jest dookoła, czyli na przykład o układaniu procesów finansowych. Jeżeli ktoś nie miał z tym wcześniej styczności, to nie istnieje żadna książka, ani żaden kurs, który z miesiąca na miesiąc zrobi z niego finansistę.

A jeżeli nie księgowość ani nie wrzucanie tych obowiązków administracji czy HRowi, z czym też się spotkaliśmy, to czasami Przedsiębiorcy chcą zaczynać od wdrażania systemu ERP. O tym robiliśmy już kiedyś cały odcinek – więc może nie będziemy przesadnie rozwijać tego tematu – natomiast jeżeli najpierw nie poukładasz odpowiednio procesów finansowych, to jest duża szansa, że skończysz z systemem, który będzie po prostu niefunkcjonalny.

Więc tutaj już nasza pierwsza sugestia – że jeżeli myślisz o tym, żeby ten dział finansowy budować i myślałeś właśnie o którejś z powyższych ścieżek – to z tego miejsca serdecznie odradzamy. I w taki sposób – opowiedzieliśmy właśnie o pierwszym, podstawowym błędzie, z którego wynika wiele kolejnych błędów – mianowicie o budowaniu działu bez odpowiedzenia sobie na kilka podstawowych pytań dotyczących jego budowy. Czyli budowaniu go na szybko, na łapu-capu bez przemyślenia co tak naprawdę chcemy osiągnąć i jakie cele powinien realizować ten dział. Co z kolei prowadzi do chaosu, braku klarowności w podziale obowiązków i często do niewłaściwego doboru kompetencji. Dlatego przed podjęciem jakichkolwiek działań warto zastanowić się po pierwsze – czego faktycznie potrzebujesz od takiego działu i jakie są Twoje potrzeby – a po drugie – czy biorąc pod uwagę te potrzeby, faktycznie potrzebujesz tego wewnętrznego działu, czy może na rynku są inne dostępne dla Ciebie możliwości.

Rodzaje błędów popełnianych przy tworzeniu działu finansowego

Przygotowując się do nagrania podzieliliśmy je na błędy dotyczące struktury organizacyjnej, błędy dotyczące procesów, dotyczące kompetencji i dotyczące technologii.

Błędy dotyczące struktury organizacyjnej

I zaczynając od struktury organizacyjnej – to przede wszystkim to co widzimy raz za razem, to jest brak oddzielenia funkcji księgowych od kontrollingowych. Czyli tak jak wspomnieliśmy – Przedsiębiorcy oczekują, że księgowość zajmie się finansami – albo dodają na przykład jedną dodatkową osobę POD dział księgowości, która ma zajmować się tymi finansami. Gdzie po czasie wyraźnie widać, że w firmie brakuje takiego wyraźnie wydzielonego działu finansowego, co przekłada się na to, że rozmywa się za ten obszar odpowiedzialność. A idąc dalej – to w kwestii struktury organizacyjnej, jeżeli funkcja finansowa jest wydzielona, pojawia się jedno ważne wyzwanie – czyli brak ścieżki rozwoju. I bardzo niski szklany sufit.

Błędy dotyczące procesów

Druga grupa błędów, to błędy dotyczące procesów. Gdzie sztandarowym błędem tej grupy jest brak standaryzacji w procesach wszelkiego rodzaju. Począwszy od raportowania. Czyli firmy nie posiadają, ani też nawet często nie starają się wypracować standardów raportowania – na przykład standardowych raportów, na które Zarząd patrzy raz na tydzień, albo raz na miesiąc. Tylko w zasadzie dane finansowe są analizowane bardzo wybiórczo – w zależności od tego, co akurat wydaje się być istotne – przez co bardzo łatwo jest stracić punkt odniesienia. Więc tutaj sugerujemy, żeby stworzyć sobie taki podstawowy standard, analizowany zawsze w ten sam sposób, z tymi samymi wskaźnikami – a wszystkie inne analizy czy zadania traktować jako dodatek i uzupełnienie do niego, żeby niezależnie od okresu, mieć stały punkt odniesienia. A skoro brakuje stałych raportów, to często nie ma też wypracowanego sposobu na to, żeby różne systemy ze sobą rozmawiały – czyli nie ma integracji, do kilku różnych systemów wpisywane są po kilka razy te same informacje, przez co praca dzieje się czasami podwójnie czy potrójnie.

Z innych procesów, w których brakuje często automatyzacji mamy na przykład proces obiegu dokumentów – co prowadzi do tego, że dokumenty giną, nie wiadomo gdzie są, że ludzie przynoszą je po czasie i tak dalej, co powoduje duży chaos i niekiedy zaburza mocno jakość danych. No i taką wisienką na torcie tych błędów dotyczących procesów, jest brak automatyzacji. Bo skoro nie zarządzamy procesami, to czasami jest nawet trudno ocenić, CO można byłoby zautomatyzować. Przez co na przykład firmy – z takich prostych rzeczy – nie tworzą paczek przelewów, nie windykują i tak dalej. A to oczywiście mocno przekłada się na efektywność. Więc – procesy, procesy i jeszcze raz procesy.

Błędy dotyczące kompetencji

Trzecia grupa błędów, to błędy wynikające z kompetencji. I tutaj od razu mówimy, że nie chodzi o to, czy Twoi ludzie mają wysokie czy niskie kompetencje. Bo to jest bardzo względne i subiektywne pojęcie. Ale chodzi przede wszystkim o to, czy kompetencje, którymi Twój zespół dysponuje, są dopasowane do tego, czego Twoja organizacja potrzebuje. Bo na przykład – wielu Przedsiębiorców mówi nam, że planuje zatrudnić kogoś, kto zbuduje dział finansowy – i chcą zatrudnić kogoś, kto ma potężne doświadczenie jako dyrektor finansowy. No obiektywnie patrząc – kompetentna osoba, która pracowała w wielu znanych polskich firmach. Z tym, że – jej kompetencje prawdopodobnie odbiegają od tego, co będzie miała robić w nowym miejscu pracy. Bo na przykład – taka osoba mogła nigdy działu finansowego nie budować od zera – a jedynie wchodzić w istniejące struktury. Z drugiej strony – zdarza się też tak, że Przedsiębiorcy oczekują, że analityk finansowy czy kontroler finansowy – POUKŁADA wszystkie finansowe procesy w organizacji. I niestety w tego typu przypadkach rzeczywistość potrafi się rozmijać z oczekiwaniami. Tutaj nie chodzi o to czy ktoś jest kompetentny czy niekompetentny – tylko o to, na ile jego czy jej kompetencje i doświadczenia wpisują się w to, czego faktycznie od takiej osoby wymagamy. Bo na przykład często widzimy, że firmy mają świetnego finansistę – kogoś, kto świetnie zna się na finansach – i oczekują, że taka osoba będzie patrzeć bardzo szeroko na organizację i łączyć dane różnych działów, gdzie wcześniej ta osoba mogła mieć z nimi zerową styczność.

Błędy dotyczące technologii

Następna – czwarta grupa błędów, to te błędy wynikające z technologii. Albo chyba częściej z jej braku. Bo w Plona Consulting nieraz spotykamy się z tym, że pliki do analizy finansów działają tak, że jest jedna osoba, która przepisuje ręcznie faktury do Excela…

No i jeżeli taka osoba się pomyli w chociaż jednej z nich – na przykład czegoś nie przepisze, coś przepisze dwa razy, albo postawi przecinek nie w tym miejscu, to plik staje się kompletnie niewiarygodny. Więc to oczywiście nic złego korzystać w finansach z Excela… Ale jako narzędzia do analizy, a nie jako narzędzia do uzupełniania w ten sposób danych. Wiele systemów, z których korzystają średnie i małe firmy ma na przykład możliwości eksportu. Chociażby systemy do elektronicznego obiegu dokumentów dają takie możliwości. O ile oczywiście są w firmie i są używane. Bo bez tego – wiadomo – może być trudniej 🙂

Ale żeby nie było – to sam fakt posiadania technologii i różnych systemów nie wystarcza – bo znów nieprzemyślanie wdrożenie systemów takich jak ERP to bardzo drogi projekt, który kończy się czasem tym, że sytuacja po wprowadzeniu takiego systemu jest gorsza, niż była wcześniej. Bo na przykład strzelamy z armaty do wróbla – i system jest dla naszej organizacji zbyt skomplikowany. Albo z kolei jak już wspomnieliśmy, są firmy, które mają wiele różnych systemów – i do każdego z nich osobno wpisują te same informacje, przez co praca się piętrzy.

Błędy wynikające ze strategii

I wracając trochę do początku, ostatni rodzaj błędów – to kwestie strategiczne. Zazwyczaj podlegające bezpośrednio pod Ciebie – czyli pod Właściciela firmy. Czyli na przykład, niewystarczająco precyzyjne określenie tego, czego tak w zasadzie potrzebujesz od tego działu finansów. Tego czego od niego oczekujesz, jakie cele ma realizować i jakie wskaźniki mają być monitorowane. I brak takiej klarowności często prowadzi do sytuacji, w której dział finansowy działa bardziej reaktywnie niż proaktywnie – zamiast dostarczać informacji wspierających podejmowanie decyzji, zajmuje się bieżącymi problemami i gaszeniem pożarów. Albo w innych przypadkach – dostajesz pewne zbiory liczb… Które nic nie mówią Ci o biznesie. Które nie dają Ci żadnego wkładu do podejmowania decyzji. Dlatego kluczem do tego, żeby ten dział wspierał Cię w biznesie jest to, jak dobrze jesteś w stanie przekazać mu Twoje strategiczne oczekiwania.

Podsumowanie

I to właśnie byłyby kluczowe błędy związane z budowaniem działu finansowego. Czyli podsumowując były to:

1. błędy dotyczące struktury organizacyjnej – takie jak brak rozdzielenia funkcji finansów od księgowości, czy brak jasnej odpowiedzialności albo brak ścieżek rozwoju.
2. błędy dotyczące procesów – czyli wprost brak spisanych, określonych procesów, brak automatyzacji, brak integracji systemów.
3. błędy dotyczące kompetencji – a w zasadzie ich doboru do tego, czego akurat potrzebuje Twoja firma.
4. błędy dotyczące technologii – czyli nieprzemyślane wdrożenia systemów, czy ręczne tworzenie plików w Excelu.
5. błędy wynikające ze strategii – czyli niejasno określone oczekiwania i cele działu, które sprawiają, że działa on reaktywnie lub po prostu – nie wspiera rozwoju firmy i podejmowania decyzji.

Jeśli Twoja firma stoi właśnie przed wyzwaniem zbudowania działu finansowego, trzymamy mocno kciuki za dalszy rozwój. Właściwe zdefiniowanie procesów, dobór kompetencji, odpowiednie wykorzystanie technologii oraz jasne określenie celów finansowych to klucz do sukcesu w zarządzaniu finansami firmy.

A gdybyś chciał, aby ktoś wsparł Cię w stworzeniu odpowiednich narzędzi do kontroli wyników w tym okresie i pomógł uniknąć błędów omówionych w tym odcinku – serdecznie zapraszamy do skorzystania z bezpłatnej konsultacji z Zewnętrznym Dyrektorem Finansowym.

> Zamawiam bezpłatną konsultację