Najpopularniejsze błędy w firmowych finansach, które mogą Cię słono kosztować
Posłuchaj artykułu w formie podcastu!
10 błędów w firmowych finansach – poniższy artykuł został napisany na podstawie czwartego odcinka podcastu „Finanse W Twojej Firmie”.
Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts
Tytuł poniższego artykułu może brzmieć dość pesymistycznie. Chcielibyśmy jednak mocno podkreślić, że nie ma on na celu wyśmiewania, ani szydzenia. Jego celem jest dać polskim Przedsiębiorcom możliwość weryfikacji własnego biznesu oraz pokazania innej perspektywy, a także budowanie świadomości występowania takich błędów. W naszej perspektywie, błędy w biznesie nie powinny być powodem do wstydu. Dlaczego?
Ponieważ rozwijanie firmy nie jest prostą kwestią. Jeżeli jesteś Właścicielem małej lub średniej firmy, Twoja lista obowiązków jest prawdopodobnie bardzo długa. To na Tobie spoczywa większość odpowiedzialności za prawie wszystkie obszary Twojego biznesu – sprzedaż, marketing, rekrutację i HR, czy budowanie zespołów. Wśród tych obszarów, czy umiejętności pojawiają się także finanse, które często traktowane są po macoszemu. Bo z jednej strony, jest wiele osób, które nie lubi liczb i matematyki, a z drugiej, praktyczna wiedza o zarządzaniu firmowymi finansami jest stosunkowo mało dostępna.
Dlaczego ten artykuł jest tak istotny?
Ponieważ w przeciwieństwie do innych dyscyplin, w firmowych finansach nie musisz popełniać dużych, spektakularnych błędów, aby skutecznie narazić swoją firmę na duże ryzyko. W zakresie finansów, wystarczy często jeden mały błąd, który będzie konsekwentnie popełniany.
Aby pomóc Ci uniknąć takiego ryzyka, poniżej opisaliśmy 10 błędów popełnianych przez Przedsiębiorców w firmowych finansach, które zauważamy najczęściej wśród firm, z którymi mamy przyjemność rozmawiać w Plona Consulting:
1. Brak liczenia i zwracania uwagi na liczby
Istnieją 3 powiedzenia, które powinny zapalać w Twojej głowie „czerwoną lampkę”:
- „Mniej więcej”
- „Na bank”
- „Mam to w pamięci”
Twoim biznesem rządzą twarde dane. Stosowanie trzech powyższych zwrotów sprawia, że zamiast skupiać się właśnie na danych, operujesz w sferze domysłów, przypuszczeń lub przyjętych założeń, które niekoniecznie muszą pokrywać się z prawdą. Dodatkowo warto wspomnieć, że Twoja pamięć nie jest od tego, aby pamiętać wszystkie liczby dotyczące Twojego biznesu.
Ludzki mózg jest podatny na różnego rodzaju heurystyki i wyciąganie błędnych wniosków. Na pewno zdarzyła Ci się kiedyś sytuacja, w której po zobaczeniu pewnych danych, coś szczególnie mocno Cię zdziwiło. Na przykład okazało się, że dana kampania marketingowa Twojej firmy wcale nie jest tak efektywna jak Ci sądziłeś, albo że dany obszar Twojej firmy zarabia mniej niż przypuszczałeś. To normalne – i dlatego właśnie ten punkt jest aż tak ważny.
2. Brak aktualizowania wiedzy finansowej
Prowadząc firmę, codziennie podejmujesz wiele decyzji. Te decyzje podejmujesz w oparciu o dostępne dla Ciebie informacje. Warto zatem dbać o to, aby były one wiarygodne i aktualne. Jeżeli pierwszy punkt nie odnosi się do Ciebie, koniecznie zweryfikuj ten drugi. A więc jeżeli już patrzysz na liczby, to zadaj sobie pytanie: Jak często to robisz?
Przykładowo – jeżeli ustalasz cele handlowe w oparciu o wysokość Twoich kosztów stałych, ale nie aktualizujesz na bieżąco swojej wiedzy o wysokości tych kosztów, możesz ich poważnie nie doszacować, co sprawi, że Twoja firma nie będzie osiągać swoich celów finansowych.
Wyobraź sobie sytuację, w której w 2021 roku, marża Twojej firmy wynosiła 20%. W 2022 roku, Twoja marża spadła do 10%, ale nie wiesz o tym, ponieważ opierasz swoją wiedzę o nieaktualne raporty finansowe. Nowy klient chce zrealizować z Tobą duży projekt, ale stawia warunek – będzie z Tobą pracować jedynie jeżeli udzielisz mu 10% rabatu. Jeżeli w tej sytuacji będziesz opierać się o nieaktualne dane, możesz za to słono zapłacić.
3. Zwracanie uwagi wyłącznie na wyniki księgowe
Jest znaczna grupa Przedsiębiorców, którzy swoją księgową, traktuje jak wyrocznię finansową. Częste zdanie, które słyszymy pracując z Właścicielami firm to…
Księgowa tak mówi – tak ma być!
Warto jednak pamiętać, że księgowi, co do zasady, nie są dyrektorami finansowymi ani controllingowcami. Głównym zadaniem księgowej jest chociażby wysyłanie deklaracji, rozliczanie miesiąca, czy dbanie o to, aby wszystkie dokumenty księgowe były poprawnie wypełnione i aby na czas trafiły do odpowiednich urzędów. Zadaniem księgowości nie jest natomiast dbanie o rentowność, zyski, czy płynność Twojej firmy.
W jednym z naszych poprzednich artykułów zebraliśmy 8 pytań finansowych, na które nie odpowie Ci księgowa. Ten właśnie artykuł stanowi rozwinięcie tego punktu.
4. Braki w zakresie filarów finansów (odpowiedzialność, cykliczność, narzędzia)
W Plona Consulting wierzymy, że istnieją 3 filary poukładanych finansów. Odpowiedzialność, cykliczność i narzędzia.
Jeżeli w Twojej firmie nie jest przypisana odpowiedzialność za finanse, brakuje cykliczności, a Twoje narzędzia finansowe są dla Ciebie nieużyteczne, niewiarygodne lub po prostu ich nie masz, trudno będzie Ci podejmować istotne decyzje w oparciu o twarde dane. Finanse w Twojej firmie wymagają po prostu uporządkowania.
Co zrobić w takiej sytuacji? Więcej o budowaniu filarów firmowych finansów przeczytasz w naszym artykule pt. „Jak zarządzać finansami w firmie? 3 filary poukładanych finansów„.
5. Rozdawanie rabatów
Logicznym jest, że każdy rabat obniża marżę Twojej firmy. Wielu Przedsiębiorców nie pamięta jednak o tym, że rabat zawsze jest pobierany z ich zysków.
Jak udzielanie rabatów wpływa na Twój zysk?
Przypuśćmy, że sprzedajesz produkt za 100 PLN, zysk Twojej firmy na jednej sztuce tego produktu wynosi 20 PLN. Jeżeli w takiej sytuacji udzielasz 10% rabatu, to Twój zysk spada z 20 PLN do 10 PLN, czyli aż o 50%. Dlatego właśnie musisz mieć świadomość o tym, jak rabaty wpływają na Twój zysk.
6. Szybkie zwiększanie kosztów stałych w dobrych okresach
Ten błąd polega na zbyt szybkim zwiększaniu kosztów stałych w momentach, kiedy tylko na koncie firmowym pojawiają się nadwyżki. Przykładem może być przeprowadzka do większego biura i zatrudnienie dodatkowej osoby administracyjnej po podpisaniu jednej dużej umowy z nowym klientem.
Koszty stałe, jak sama nazwa wskazuje, są stałe – czyli ich wysokość nie zmniejszy się, kiedy firma znów powróci do swojego „typowego” trybu. W tym momencie powstaje ryzyko, że jeżeli firma nie utrzyma swoich nadzwyczaj wysokich obrotów, nowo dodane koszty stałe mogą naprawdę znacząco obniżyć jej marżę i zysk.
7. Traktowanie przez Właściciela pieniędzy firmy jak swoich własnych
Siódmy błąd polega na traktowaniu pieniędzy swojej spółki jak swoich własnych. Ten punkt dla niektórych Przedsiębiorców jest kwestią pozbycia się błędnych przekonań, które mogą wynikać z początków prowadzenia swojego biznesu – jako Jednoosobowej Działalności Gospodarczej.
Kiedy prowadzisz firmę, zatrudniasz ludzi i masz pewne zobowiązania, nie możesz już traktować firmowych pieniędzy jak swoich własnych i swobodnie nimi dysponować. Co stanie się na przykład w sytuacji, kiedy po uregulowaniu swoich prywatnych zobowiązań z firmowych pieniędzy, Twojej firmie zabraknie pieniędzy na wypłatę wynagrodzeń dla jej pracowników?
8. Brak rozróżnienia wynagrodzenia Właściciela na wynagrodzenie Właściciela i wynagrodzenie osoby zarządzającej
Jeżeli jesteś jednocześnie Właścicielem i Prezesem w Twojej firmie, powinieneś rozróżnić Twoje wynagrodzenie na wynagrodzenie Właściciela oraz wynagrodzenie Prezesa. Musisz zadać sobie pytanie – za co tak naprawdę pobieram z firmy pieniądze? Za to, że poświęcam swój czas na pracę, czy za to, że po prostu jestem jej Właścicielem?
Taki podział znacząco ułatwi sprawy w sytuacji, kiedy wraz z rozwojem firmy będziesz chciał zatrudnić inną osobę, która będzie miała nią zarządzać.
9. Nauka finansów od podstaw i poświęcanie nadmiernej ilości czasu
Jako Właściciel firmy, na pewno jesteś w stanie nauczyć się od podstaw zarządzania firmowymi finansami. Absolutnie tego nie kwestionujemy. Rodzi się jednak pytanie – czy warto uczyć się finansów, czy może bardziej opłaca się zainwestować Twój czas w coś innego?
Odpowiedni ekspert przyniesie Twojej firmie oczekiwane efekty znacznie szybciej, aniżeli osoba, która dopiero uczy się zasad funkcjonowania danego obszaru. Osoba z doświadczeniem sprawniej i trafniej zdiagnozuje problemy w danym obszarze, zarekomenduje celniejsze rozwiązania i dodatkowo pokaże Ci związane z nimi ryzyko.
10. Życzeniowe zarządzanie
Jeżeli sytuacja Twojej firmy w danym obszarze jest niekorzystna, nie możesz poprzestać na samej świadomości problemu. Musisz zacząć działać i wdrażać konkretne rozwiązania, które tę sytuację polepszą.
Jeżeli liczysz na to, że ten problem rozwiążę się sam lub jeżeli masz nadzieje, że nadejdzie jakiś zewnętrzny czynnik, który Ci pomoże – możesz się znacząco przeliczyć. W pewnym momencie może być już zwyczajnie za późno.
Podsumowanie
Błędy popełnia każdy. Nie ma się czego wstydzić. Co więcej, jeżeli prowadzisz własny biznes, popełnianie błędów jest nieuniknione. Ważne jest jednak, aby brać za nie odpowiedzialność i starać się je jak najszybciej poprawić. Im więcej z wymienionych powyżej punktów dotyczy Twojej firmy, tym poważniejsza jest sytuacja.
Jeżeli któryś z wymienionych przez nas błędów w firmowych finansach jest obecny w Twojej firmie, mamy nadzieję, że ten artykuł będzie dla Ciebie inspiracją do skuteczniejszego działania. Jeżeli szukasz rozwiązań tych lub podobnych problemów dotyczących firmowych finansów i chcesz porozmawiać o tym z ekspertem, możesz zamówić bezpłatną 30 minutową konsultację z naszym zespołem, korzystając z poniższego przycisku.
