Jak przygotować się do inwestycji w Twojej firmie?

5 kroków do przygotowania się na większe firmowe inwestycje

W poniższym artykule znajdziesz 5 kroków, które pomogą Ci przygotować się do inwestycji w Twojej firmie, niczym Dyrektor Finansowy. Ten artykuł został napisany na podstawie 79. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie:

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków: 

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Początek roku to często początek inwestycji

Dzień publikacji tego artykułu to pierwszy stycznia 2025. Co oznacza, że wiele firm zaczyna realizację skrzętnie przygotowanych w zeszłym roku planów. Co oznacza, że porozmawiamy trochę o wydawaniu pieniędzy… Z głową. Na inwestycje. I jak na tych inwestycjach nie wtopić. Więc jeżeli planujesz w najbliższym czasie realizować jakieś znaczące wydatki w Twojej firmie – to ten artykuł jest właśnie dla Ciebie.

Z doświadczenia pracy z setkami firm zauważamy, że inwestycje w sektorze MŚP można podzielić na cztery główne kategorie:

1. Nieruchomości,
2. Sprzęt produkcyjny,
3. Technologia,
4. Inwestycje rozwojowe.

Inwestycje bez przygotowania to prosty sposób na wpadkę. Bo w każdej z tych kategorii występuje wspólny mianownik – ukryte koszty.

Ukryte koszty inwestycji

Weźmy na przykład wdrożenie systemu ERP. I teraz na pierwszy rzut oka może się wydawać, że takie wdrożenie to tylko kwestia tego, żeby kupić licencję. Natomiast co się okazuje, rozmawiałem w ostatnim czasie z jedną firmą, która na sam system wydała 200 tysięcy złotych… A później na dostosowanie systemu do siebie i szkolenia, wydała jeszcze dwa razy tyle. Czyli zamiast wydać 200 tysięcy, wydali 600 tysięcy, żeby korzystać z tego systemu.

Czyli pierwsza rzecz, którą trzeba wziąć pod uwagę przy inwestycjach, to fakt, że większość inwestycji niesie za sobą pewne – nazwijmy – ukryte koszty, które nie zawsze są oczywiste. I mogą znacząco przewyższać ten koszt, który wydaje się być tym głównym. Więc gdybyś miał wyciągnąć dla siebie z tego podcastu jedną lekcję – to niech to będzie ta. Żeby zawsze, przed większą inwestycją zastanowić się, jakie koszty pojawią się dookoła jej.

Przykład ukrytych kosztów

Na przykład Właściciel firmy produkcyjnej w przysłowiowy wtorek postanawia kupić halę nową produkcyjną – bo trafił się – tak zwany – świetny deal. No a później okazuje się, że cena zakupu faktycznie była dobra – ale doliczając do tego cenę dostosowania hali do potrzeb firmy i do stanu używalności i spełniania wszystkich wymogów, cena zakupu przestawała być atrakcyjna. I tak z czterech milionów szybko zrobiło się sześć i pół. A płynność to ta firma stara się pewnie naprawić do dziś. I to naprawdę nie jest odosobniony przypadek.

I to jest trochę tak, że bardzo wiele inwestycji jest podejmowanych na zasadzie „jakoś to będzie”.

Największe błędy: Brak liczenia lub przesadnie uproszczone liczenie

Więc to najważniejszy błąd przy inwestycjach – brak liczenia. Ale jeżeli Przedsiębiorcy faktycznie już liczą – to zazwyczaj jedynie najprostsze wskaźniki. Czyli „ile to kosztuje na wejściu?” i „kiedy to się zwróci?”. Więc często okazuje się, że brakuje takiego szerszego spojrzenia – bo to trochę jak kupować zepsuty samochód i patrzeć tylko na to, który to rocznik i ile kosztuje – bez patrzenia na przebieg, koszt napraw, które trzeba zrobić zanim auto będzie mogło znowu jeździć i tym podobnych.

Więc – mając to za sobą – czas na fundamentalne pytanie – czyli jak faktycznie, z perspektywy CFO przygotować się na większą inwestycję.

Pięć kroków do przygotowania inwestycji z perspektywy CFO

Krok 1 – Ustal cel inwestycji

Pierwszym krokiem nie jest to, żeby cokolwiek liczyć. Bo pierwszym krokiem jest zadanie sobie podstawowego pytania – po co tę inwestycję w ogóle robić? Może to się wydawać banalne – ale naprawdę mnóstwo firm kupuje określone maszyny dlatego, że konkurencja ma podobne, albo wydaje pieniądze na co popadnie, bo mają wolną gotówkę i nie chcą, żeby leżała na koncie. Więc pierwszy krok to absolutna jasność co do tego, jak ta inwestycja wpisuje się w strategię firmy i co konkretnie ma przynieść. Jakie zmiany, jakie korzyści – w skrócie – po co to robić?

Krok 2 – Zaangażuj zespół

Krok drugi – to zaangażowanie zespołu. I tutaj ważna uwaga – nie mówię o zarządzie – a o ludziach, którzy będą bezpośrednio zaangażowani w dany projekt lub którzy odpowiadają za obszar, którego ta inwestycja dotyczy. Bo to są ludzie, którzy często będą zauważać ryzyka czy zagrożenia, których po prostu nie widać z Twojego punktu widzenia.

Więc skoro zatrudniasz kompetentnych ludzi – to koniecznie skorzystaj z ich wiedzy.

Krok 3 – Twarde dane

Krok trzeci – czyli twarde dane. Czyli moment, aby faktycznie przeliczyć daną inwestycję. Zawsze, ale to zawsze liczyć z zapasem. Dodać do kalkulacji trochę więcej. Jeżeli budżet inwestycji to dwa miliony – to warto zastanowić się, co by było, gdyby nagle okazało się, że będzie kosztować dwa i pół. Albo z drugiej strony – jeżeli liczy się, że pomoże ona zwiększyć moce produkcyjne o 30% – to co będzie, jeżeli zwiększy je tylko o 20?

Krok 4 – Szczegółowy plan wdrożenia

To, co pomoże w bardziej realnym oszacowaniu kosztów, to przygotowanie szczegółowego planu wdrożenia. Czyli krok, który pomoże uniknąć sytuacji, w której firma podejmuje decyzję – a dopiero potem zastanawia się nad szczegółami operacyjnymi pokroju tego KTO będzie odpowiedzialny za poszczególne etapy, jakie są kamienie milowe, jak będą mierzone postępy i ILE będą kosztować kolejne etapy wdrożenia lub jakie jeszcze koszty mogą się tam pojawić. To wszystko powinno być ustalone, zanim firma wyda pierwszą złotówkę.

Krok 5 – Plan awaryjny

I punkt piąty – to plan awaryjny. Czyli odpowiedź na pytanie: co zrobić, jeżeli pojawią się jakieś krytyczne komplikacje i inwestycja – krótko mówiąc – się wysypie. Co jeżeli na przykład wykonawca zbankrutuje w połowie projektu? Co jeżeli okaże się, że wybrana technologia ma tak poważne wady, o których wcześniej nie było wiadomo, że jednak nie będzie się jej dało używać? To nie są przyjemne pytania, ale lepiej zadać je sobie na początku niż w środku kryzysu. I uwierzcie, jako CFO Plona Consulting widziało, jak takie plany awaryjne niejednokrotnie ratowały firmom skórę.

Świadome podejmowanie ryzyka i wsparcie z zewnątrz

Tak właśnie wygląda bardzo prosty proces przygotowania – który pomaga czasami bardzo mocno urealnić to, czy w daną inwestycję faktycznie warto się angażować. Ale oczywiście – trzeba mieć świadomość tego, że nawet taka analiza nie sprawi, że inwestycje będą oceniane „obiektywnie” – bo zawsze w grę wchodzą emocje. Osobiste preferencje, doświadczenia, nierzadko ego czy strach. Wiele czynników, które potrafią zakrzywić spojrzenie.

Wsparcie Zewnętrznego CFO przy inwestycjach

I między innymi z tego powodu zdarza się, że Przedsiębiorcy trafiają do Plona Consulting, żeby ktoś z zewnątrz, chłodnym okiem pomógł sprawdzić, jak wygląda sens podejmowania się danej inwestycji. Oczywiście jeżeli dana inwestycja ma opiewać na kwotę dziesięciu czy dwudziestu tysięcy, to taki ruch mógłby mieć wątpliwy sens. Ale jeżeli mówimy o wydaniu kilku milionów – to pojawia się duża potrzeba, żeby omówić to z przynajmniej kilkoma osobami, które nie mają interesu w tym, czy decyzja będzie „na tak” czy „na nie”.

Rolą Plona Consulting nie jest oczywiście odpowiedzieć „tak” lub „nie”, a raczej pokazać szerszy kontekst tej inwestycji i przedstawić chociażby taki model finansowy, który pozwoli sprawdzać samodzielnie różne scenariusze. Stosunkowo często zdarza się nam wspierać w przygotowywaniu analiz finansowych danej inwestycji czy w identyfikacji ryzyk – gdzie bardzo często, podczas takich rozmów wychodzą na światło dzienne rzeczy, których Przedsiębiorcy wcześniej nie brali pod uwagę.

Zdarzają się sytuacje, w których okazuje się, że jest dostępna inna, dużo lepsza opcja rozwoju niż ta początkowo rozważana. Czasem firma finalnie nie realizuje pierwotnej inwestycji – i wychodzi jej to na plus.

Bo z założenia, każda inwestycja wiąże się z ryzykiem, niezależnie od tego, jak dobrze jest przygotowana. Więc możesz mieć doskonałe analizy, idealnie rozpisany plan i realistyczne założenia –a pomimo tego, może trafić się coś, czego po prostu nie da się przewidzieć. Daleko nie szukając – wystarczy wrócić pamięcią do roku 2020.

Lepiej przygotować się zawczasu niż naprawiać błędy

I na sam koniec – pamiętaj, że zawsze lepiej jest wydać kilkanaście tysięcy na porządną analizę, niż później tracić miliony na ratowanie źle przygotowanej inwestycji.  Bo w biznesie nie ma nic droższego niż tania rada.

Jeżeli planujesz duże inwestycje i chcesz się do nich solidnie przygotować, zamów bezpłatną konsultację z Dyrektorem Finansowym, korzystając z poniższego przycisku:

Zamawiam bezpłatną konsultację