Klucze podziałowe kosztów – jak z nich korzystać?

Klucze podziałowe kosztów

Klucze podziałowe kosztów pozwalają na rozdzielenie kosztów, których nie da się łatwo przypisać do konkretnych usług, projektów, produktów czy lini biznesowych. Dokładnie o tym temacie opowiada Wojciech Plona w 35. odcinku podcastu Finanse w Twojej Firmie.

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts

Czym są klucze podziałowe kosztów?

Klucze podziałowe to najprościej mówiąc sposoby podziału kosztów pomiędzy jednostki, produkty, projekty albo procesy. I celem tych kluczy podziałowych jest to, aby móc oszacować jakie proporcje kosztów należy do czego przypisać do poszczególnego produktu, usługi czy linii biznesowej. Oczywiście definicja definicją, ale najprościej będzie to pewnie pokazać na przykładzie.

Jak klucze podziałowe mogą wyglądać w praktyce?

Wyobraź sobie, że masz dwóch handlowców i dwóch marketingowców. Masz dwie usługi, które sprzedajesz i wiesz, że jeden handlowiec i jeden marketingowiec pracuje nad pierwszą usługą, natomiast drugi marketingowiec i drugi handlowiec pracuje nad drugą usługą. Oczywiście w tej sytuacji nie masz wątpliwości, jak przydzielić wynagrodzenia poszczególnych osób do danej usługi.

Ale Plona Consulting pracuje na co dzień wyłącznie z małymi i średnimi firmami. I w związku z tym doskonale wiemy, że takie przykłady występują jedynie w książkach.

W rzeczywistości tych dwóch handlowców i dwóch marketingowców pracuje prawdopodobnie nad obiema tymi usługami. Oczywiście nikt nie raportuje tam czasu pracy, więc trudno ocenić, gdzie są większe nakłady pracy i do której usługi należy przypisać poszczególne koszty i jakim kluczem je rozdzielić. I tutaj właśnie na ratunek przychodzą nam klucze podziałowe, które mówią, że wynagrodzenie tych osób możemy w jakiś sposób podzielić. Na przykład proporcjonalnie do liczby wykonanych godzin dla danego działu.

Czyli chodzi o to, że w wielu obszarach mamy pewne części wspólne – które generują też wspólne koszty, których nie możemy łatwo przypisać do jednego działu czy jednej jednostki organizacyjnej. I wtedy właśnie potrzebne są nam takie metody, które pozwolą właściwie te koszty rozdzielić.

Dlaczego warto stosować klucze podziałowe i dokładniej dzielić koszty?

Powodów jest co najmniej kilka, ale ten, który najczęściej podkreślam to fakt, że właściwy podział kosztów pozwala Ci właściwie określić efektywność i rentowność. A co za tym idzie, podejmujemy lepsze decyzje – na przykład w zakresie wycen. Bo wiedząc jak rozkładają się koszty, możemy ustalić właściwy poziom marży, który pozwoli nam zarobić.

Zastanawiałem się, jak można podejść do tematu, żeby dał on wartość wszystkim słuchaczom – i pomyślałem, że omówię dziś często wykorzystywane i przydatne klucze podziałowe w zależności od rodzaju biznesu – dla firm usługowych, handlowych i produkcyjnych oraz przykłady ich zastosowania – aby każdy w pewien sposób mógł przyłożyć to do swojej firmy. Tym będziemy się właśnie dziś zajmować.

W jakich grupach kosztów warto stosować klucze podziałowe?

Poniżej znajdziesz grupy kosztów i dowiesz się, w których z nich warto korzystać z kluczy podziałowych.

Zaczynając od góry rachunku wyników, mamy koszty zmienne. Co do zasady to te koszty, które można przypisać bezpośrednio do produktu i usługi, więc w tym obszarze raczej nie występują klucze podziałowe.

Następnie mamy koszty wydziałowe, czyli te koszty stałe, które są związane z bezpośrednią działalnością, ale nie można jednoznacznie przypisać ich do produktu lub usługi. Tutaj klucze podziałowe mogą występować w odniesieniu do poszczególnych grup produktów, usług lub procesów produkcyjnych.

Kolejne są koszty sprzedaży związane, jak sama nazwa wskazuje, ze sprzedażą i dostarczeniem usługi czy produktu do Klienta. Tutaj także występują występują klucze podziałowe – w zależności od kanałów dystrybucji lub kanałów marketingowych.

Ostatnie koszty, które najczęściej są dzielone to koszty Zarządu i tutaj najczęściej także jest wykorzystywany klucz podziału.

Jeden klucz czy wiele kluczy?

Z jednej strony, można stosować wiele różnych kluczy w zależności od potrzeby, Z drugiej strony można podejść do tego w taki sposób, aby określić jeden klucz podziału do wszystkich kosztów, których nie możemy podzielić. Opcja druga będzie oszczędzała czas, natomiast w niektórych przypadkach może to być dość duże uogólnienie rzeczywistości. Dlatego spotkaliśmy się z takim podejściem, że na każdym poziomie, czy grupie kosztów można stosować inny klucz podziałowy, dzięki czemu nasze wyniki dadzą bardziej wiarygodne informacje.

Z jakich kluczy korzystać w zależności od rodzaju firmy? Praktyczne przykłady.

Poniżej znajdziesz opis tego, z jakich kluczy można warto korzystać w zależności od rodzaju firmy.

Firmy usługowe

Zacznijmy od firm usługowych. Firmy usługowe to takie firmy, które w kosztach zmiennych najczęściej mają wynagrodzenia pracowników.

Weźmy na przykład branżę IT. W software house’ach – programistów pracujących na konkretnych projektach można dość łatwo przypisać. Tutaj mamy poziom kosztów zmiennych.

Natomiast co jeśli mamy Project Managera, który prowadzi nadzór na nad kilkoma projektami? Tutaj można rozdzielić koszty według godzin spędzonych na projekcie. Czasami można spotkać się także z podziałem według struktury kosztów wynagrodzeń. A co w momencie, kiedy ten kierownik projektu ma ponad 10 projektów i ani myśli raportować czas pracy? W tej sytuacji warto użyć klucza podziałowego.

Do wyboru tak naprawdę mamy:

• strukturę liczby godzin na projektach osób, którymi zarządza,
• klucz przychodowy,
• klucz kosztów wynagrodzeń.

Dzięki temu jesteśmy w stanie przypisać danego człowieka do usługi lub do linii biznesowej.

W dalszej kolejności mając koszty sprzedaży tutaj warto znaleźć miarę, która będzie odpowiadała kluczowi – czyli na przykład:

• liczba sprzedanych usług,
• liczba sprzedanych usług w danej grupie usług (bo na przykład mogą być duże projekty gdzie czas sprzedaży jest zgoła inny niż w innej grupie),
• według godzin,
• według liczby odbytych spotkań w ramach grupy projektów lub linii biznesowej.

To wszystko zależy od tego jakie usługi sprzedaje Twoja firma, jaka jest ich struktura i jak wygląda proces sprzedaży – ale myślę, że analizując sam proces sprzedaży możesz dojść do odpowiednich wniosków.

Firmy handlowe

Teraz przejdźmy do firm handlowych. Firmy handlowe charakteryzują się tym, że stosunkowo łatwo przypisać koszt towaru, który został sprzedany, natomiast większe wyzwanie zaczyna się w momencie kiedy mamy kwestie związane z transportem – czyli przykładowo, co w momencie kiedy rozwozimy różne produkty do różnych klientów.

Inne kłopotliwe koszty, to te związane z magazynem – czyli jak podzielić prace w magazynie i koszt magazynu. W ostatnim czasie pracując dla jednego z naszych Klientów prowadzącego sklep e-commerce zidentyfikowaliśmy kilka kluczy podziałowych, które zostały zaszyte w model i świetnie się sprawdzały – były to między innymi:

• klucz struktury przychodów ogółem,
• klucz obrotów na danej platformie (np. Allegro czy Amazonie),
• klucz liczby wysłanych paczek,
• klucz wartości towaru,
• klucz związany z wartością wynagrodzeń,
• czas pracy pracowników,
• klucz powierzchni.

Firmy produkcyjne

Na koniec do omówienia zostały nam firmy produkcyjne. Tutaj sytuacja bywa najbardziej skomplikowana. Wynika to głównie z tego, że często procesy produkcyjne nie są pomierzone. Wiedza o procesach często jest tak ogólna, że nawet gdybyśmy  chcieli znaleźć klucz, to jest to równoznaczne z wróżeniem z fusów. Jeżeli natomiast procesy są dobrze owskaźnikowane, oprócz wymienionych wyżej kluczy analogicznych do firm usługowych i handllowych, Na poziomie kosztów wydziałowych i funkcji wsparcia można koszty dzielić w oparciu o:

• liczbę paczek,
• liczbę produkcji,
• wartość produkcji,
• liczbę godzin pracy pracowników,
• liczbę godzin pracy maszyn,
• powierzchnie.

O czym należy pamiętać wdrażając klucze podziałowe?

Jeżeli chodzi o zagadnienie kluczy podziałowych, to jest jedno zagadnienie, które często zauważamy w firmach, które poznają dopiero klucze podziałowe. Chodzi o zbytnie komplikowanie.

Miałem kiedyś znajomego, który opowiadał mi o tym, że miał w swojej niewielkiej firmie sto kilkanaście takich kluczy, bo schodził do bardzo granularnego poziomu. I przyszedł po prostu taki moment, kiedy te klucze zamiast pomagać, zaczęły mu przeszkadzać. Na to się mówi po angielsku overkill – czyli na polskie “strzelanie z armaty do wróbla”. Czyli jeżeli możesz mieć jeden klucz ogólny, który da pewien podział kosztów i dziesiątki kluczy pomocniczych, które dadzą bardzo podobny wynik, ale zajmą nam 10 czy 15 razy więcej czasu, to warto przemyśleć korzystanie z tego prostszego sposobu.

Porozmawiajmy!

Jeżeli szukasz wsparcia w lepszym poznaniu rentowności dzięki kluczom podziałowym, możesz umówić się na 45 minutową konsultację online. Podczas takiej rozmowy:

• Lepiej poznamy Twój biznes,
• Na spokojnie opowiemy Ci jak możemy wesprzeć Cię w kontroli rentowności,
• Odpowiemy na Twoje pytania.

Formularz zapisu znajdziesz tutaj:

Zamawiam bezpłatną konsultację