Jak zwiększyć rentowność firmy usługowej?

Rentowność firmy usługowej – jak ją zwiększyć?

Tematem poniższego odcinka podcastu jest zwiększanie rentowności firmy usługowej.

Poniższy artykuł został napisany na podstawie 39. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Przesłuchaj całości korzystając z linków poniżej:

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Jak podnosić rentowność w usługach?

Tematem odcinka podcastu jest to, jak podnieść rentowność firm usługowych. Kiedy rozmawiamy z Właścicielami firm usługowych w ramach naszych bezpłatnych konsultacji, to jednym z najczęstszych celów jest to, żeby podnieść rentowność. Szczególnie wtedy, kiedy firma szybko rośnie – bo wtedy właściciele często notują spadki marży.

Czytaj więcej: Niższy zysk przy wyższych przychodach – z czego może to wynikać?

Dlatego właśnie zdecydowaliśmy, że w tym odcinku porozmawiamy o sposobach, czy podejściu do tego, jak zwiększyć marże, zwiększyć rentowność, żeby firma mogła po prostu więcej zarabiać.

Często, kiedy mówi się o zwiększaniu rentowności, to instynktownie myśli wielu osób kierowane są w stronę kosztów. Ucinanie kosztów, ich optymalizacja. A my – przewrotnie zaczynamy od samej góry rachunku wyników czyli od przychodów.

Przychody

W tym obszarze możesz zwrócić uwagę na następujące kwestie:

Wyceny

Pierwsza kwestia, na którą zwracamy uwagę, która może pomóc w podniesieniu rentowności to wyceny. Podniesienie ceny to jest totalnie najprostszy sposób na podniesienie rentowności. Nie zawsze się da, nie zawsze jest to możliwe, ale w wielu przypadkach jest to co najmniej do rozważenia, o czym z resztą mówiliśmy już nie jeden raz w podcaście.

W firmach usługowych o których dziś mówię, ten punkt jest szczególnie aktualny, bo spójrz – w firmach typowo handlowych, zwłaszcza sprzedających bezpośrednio do konsumentów, Klienci są często bardzo wrażliwi cenowo. Maja dwa sklepy online i kupią często w tym, który sprzeda im na przykład okulary, które chcą kupić nieco taniej. A w firmie usługowej często ta wartość, którą dostarcza Twoja usługa nie może być wprost porównana z inną firmą. Albo przynajmniej dla Klienta to często nie jest tak proste.

Więc w tych firmach kwestia wycen i grania tym czynnikiem jest szczególnie istotna.

Leaking revenue

Z drugiej strony jest też coś takiego jak „leaking revenue”, czyli przeciekające przychody – czyli odpowiedź na pytanie – ile kasy zostawiasz na stole przez nieefektywności. Ile pieniędzy przecieka Ci przez palce. Na marginesie, bardzo polecam zagłębić się w kwestię leaking revenue, poczytać kilka artykułów i sprawdzić jak to wygląda w Twojej firmie.

Koszty zmienne i marża I stopnia

Tutaj oczywiście jest także bardzo wiele kwestii i inicjatyw, które można podjąć, żeby docelowo podnieść rentowność, więc skupimy się na kilku kluczowych.

Błędy w usłudze

Po pierwsze, to firmy często gubią tutaj rentowność, ponieważ pracownicy popełniają błędy w usłudze. Błędy są bardzo kosztowne, bo najczęściej oczekiwanie jest takie, że ktoś je poprawi. Jeżeli jest to błąd gdzieś we wnętrzu firmy, to nieraz widziałem sytuację, gdzie tydzień pracy niemałego zespołu został wyrzucony do kosza przez błędy w komunikacji i to, że zasadniczo ten zespół robił po prostu inną pracę niż była potrzebna.

Ale z drugiej strony zdarza się, że te błędy dotyczą już czegoś, co otrzymał Klient. I wtedy musimy poprawiać, iterować albo dać coś ekstra od siebie. Więc podstawową kwestią, która pomaga bardzo w firmach usługowych jest praca nad standardami i procesami. Tu okazuje się, że niezastąpionym narzędziem dalej są chociażby checklisty, które pomagają pracownikowi sprawdzić, czy jego praca jest właściwie wykonana.

Brak raportowania czasu pracy

Z kolejnych kwestii – zawsze bardzo gorąco rekomendujemy raportowanie czasu pracy. Kwestia, o której chyba nikt w Polsce nie wspomina tak często jak my.

Raportowanie ułatwia podnoszenie rentowności na dwa sposoby – po pierwsze to dopiero ono daje prawdziwy wgląd w rentowność poszczególnych projektów. Bo możemy prosto przeliczyć dzięki niemu jakie mamy koszty bezpośrednie per projekt. Ale co też jest istotne, raportowanie pomaga Ci zweryfikować, gdzie Twoja usługa jest efektywna a gdzie nie. Czyli mówiąc prościej – pozwoli Ci sprawdzić, czy są jakieś przestrzenie na to, żeby na przykład wprowadzić automatyzację, żeby coś usprawnić w procesie świadczenia usługi.

Raportowanie pozwala także na sprawdzenie udziału nadzoru w kosztach. Czyli ile per projekt kosztuje Cię to, że masz osobę, która jest w roli project managera, koordynatora czy tym podobnych. Warto mieć to ujęte jako wskaźnik – % nadzoru. Czyli ile % kosztu tego projektu stanowi nadzór na przykład tego wspomnianego koordynatora.

Koszty marketingu i sprzedaży

Idąc dalej, kolejną grupą, której warto się przyjrzeć są koszty marketingu i sprzedaży. Tutaj mamy w Polsce wielu ekspertów, którzy merytorycznie powiedzieli w tym zakresie chyba już wszystko co było do wypowiedzenia. Dyrektor Finansowy myśli natomiast nieco innymi takimi kategoriami – takimi jak

Czy struktura kosztów odzwierciedla efektywność?

czy struktura kosztów marketingu odzwierciedla to, gdzie dzisiaj mamy efekty. Czyli jeżeli 80% Twoich Klientów przychodzi do Ciebie z reklam na Facebooku, to dlaczego 50% wydatków stanowią reklamy w Google’u.

Marketingowe „przydasie”

Marketing to jest też takie miejsce, gdzie potrafi się zbierać wiele „przydasiów” – czyli na przykład oprogramowania, które kiedyś, potencjalnie, na pewno jeszcze przyda się.

Nieraz nasi CFO wspominali, że u naszych Klientów z branży usługowej zauważyli comiesięczne niemałe faktury za oprogramowanie do prowadzenia webinarów, kupione w szczycie pandemii, kiedy wiele firm zmieniało swoje środki promocji. Z tym, że na przykład od 2 lat nikt z tego software’u nie korzystał, a był on kupowany, żeby, jak to mówiła osoba od marketingu, mieć zamrożoną cenę. Więc zamiast nie korzystać i płacić za to niekorzystanie 0 złotych, nie korzystali i płacili kilkaset złotych. Faktycznie złoty interes.

Proces sprzedaży

Jeżeli chodzi o sprzedaż – tam też bywają spore nieefektywności. Na przykład dotyczące tego, jak działa sam proces sprzedaży.

Jeden z naszych Klientów opowiadał ostatnio, że bardzo dużo inwestował przez ostatni czas w marketing i mocno skupiał się na tym obszarze, a po lepszym wejściu w dane sprzedażowe okazało się, że prawie co piąty potencjalny Klient z różnych powodów nie dostawał odpowiedzi na swoje zapytanie. I to nie tak, że handlowcy mieli jakieś dobre kryteria, żeby część z tych zapytań odrzucić – tylko tak po prostu. Nie dzwonili. I to jest jeden prostych i częstych przykładów tego, jak pieniądze mogą przelatywać wielu firmom przez palce.

Koszty stałe i koszty zarządu

Warto zwrócić też uwagę na grupę kosztów związanych z kosztami stałymi i zarządem. I w tej grupie, żeby zwiększyć rentowność warto kontrolować wskaźniki, które pokazują…

Rozkład kosztów

Na przykład na ilość Twoich pracowników. Czyli przykładowo – jakie są u Ciebie koszty administracji per pracownik? Jakie są koszty biura per pracownik?

Z drugiej strony można i warto też odnieść to do przychodów. Czyli jaki procent przychodów stanowią koszty biura i administracji? Jaki procent przychodów wydajemy na marketing?

Kontrolowanie tych kosztów tego typu wskaźnikami daje czasami bardzo dobre wnioski, które pozwalają zbudować koncepcje tego, jak można zwiększyć rentowność. Bo jeżeli zauważasz, że koszt administracji per jeden pracownik wzrósł o 50% to jest to duży sygnał. I jeżeli dodatkowo masz raportowanie czasu pracy o którym dziś rozmawialiśmy, to możesz wejść w szczegóły i zastanowić się, czy nie ma tam przypadkiem jakiegoś pola do optymalizacji.

Brak uwzględniania kosztów administracji i zarządu w wycenach

Zostając przy Zarządzie – zauważamy czasami wśród Właścicieli, czy członków zarządów firm usługowych takie podejście, że wyceniają usługi tylko w oparciu o to ile będą mieli kosztów bezpośrednich, dodają do tego 30 czy 40% i podchodzą do tego tak, jakby mieli 30% zysku. Co jest oczywiście błędem myślowym. I to bardzo dużym. Bo to równanie kompletnie omija koszty stałe, koszty zarządu i nawet wynagrodzenie zarządu. Te wszystkie kwestie trzeba brać pod uwagę dokonując wycen.

Cykliczność

Na koniec – absolutna klasyka z naszej strony. Jeżeli chcesz zwiększać rentowność – dbaj o cykliczność. Analizuj dane nie od wielkiego dzwona, tylko cyklicznie. W cyklu dziennym, tygodniowym i miesięcznym.

Spędzaj jakościowy czas z finansami i naprawdę zanurz się w liczbach. Bo na koniec dnia, to dopiero wtedy będziesz naprawdę widział, gdzie są pola do optymalizacji. Jeżeli zauważysz, że średnia stawka, którą płacisz Twoim ludziom rośnie, a Ty dalej kasujesz Twoich Klientów tak samo, to sam będziesz wiedział co z tym możesz zrobić. Więc kluczem jest to, żeby w miarę szybko wychwycić ten trend. Reszta to już naprawdę nie jest „rocket science”. I pewnie dlatego motto naszej firmy brzmi „Zarządzaj firmowymi finansami na podstawie twardych danych”. Bo to te twarde dane pokazują Ci gdzie warto skupić uwagę.

Porozmawiajmy!

Pracujesz nad tym, żeby podnieść marżę Twojej firmy? Porozmawiajmy! Jako Zewnętrzny Dyrektor Finansowy chętnie wesprzemy Cię w kwestii analizowania finansów w taki sposób, który pomoże Ci podnieść rentowność i zarabiać więcej.

Korzystając z poniższego przycisku możesz zamówić bezpłatną konsultację, podczas której omówimy to, jak możemy Cię wesprzeć.

Zamawiam bezpłatną konsultację