Magazyn kłamie. Dlaczego marża w raporcie co miesiąc jest inna?

Stan magazynowy wygląda w systemie porządnie, raport pokazuje 25% marży brutto i nic nie zapowiada kłopotów. Po rocznej korekcie zostaje 19%. W firmie o skali 24 milionów złotych przychodu ze sprzedaży taka różnica potrafi być większa niż cały roczny zysk, a przez cały ten czas decyzje o cenach, rabatach i promocjach zapadały na liczbie przesuniętej w złą stronę. Najbardziej zaskakuje zwykle to, że nikt niczego nie ukrył ani nie ukradł. Rozjazd bierze się z miejsca, które w systemie wygląda najporządniej.

Stan magazynowy żyje w firmie w dwóch miejscach naraz

W firmie handlowej albo produkcyjnej magazyn prowadzi zwykle podwójne życie. W systemie magazynowym albo w ERP widać sztuki: co przyjęto, co wydano, co powinno leżeć na półce. W księgach ten sam towar ma wartość w złotówkach i to z niej powstaje koszt własny sprzedaży, a dalej marża brutto w miesięcznym raporcie. Dopóki oba obrazy pokazują to samo, nie ma o czym rozmawiać. Problem zaczyna się wtedy, gdy nikt regularnie nie sprawdza, czy tak jest.

Co do zasady uzgadnia się je raz w roku, przy inwentaryzacji. Przez pozostałe miesiące właściciel podejmuje decyzje na danych, których nikt nie zweryfikował, albo po prostu zakłada, że są dobre. Na rozmowach z właścicielami firm pytamy o to wprost: czy ktoś kiedykolwiek porównał, co jest w systemie magazynowym, a co w księgowości. 9 na 10 przedsiębiorców odpowiada, że nigdy tego nie sprawdzali, bo to, co siedzi w księgowości, ich nie obchodzi. To normalne. Właściciel ma na głowie sprzedaż, ludzi i klientów, a z biurem rachunkowym rzadko kto ustala, czego właściwie wymagać od księgowości poza terminowym rozliczeniem podatków. Tylko że marża, na której opierają się decyzje, powstaje właśnie z księgowej wartości magazynu.

Wycena: ten sam towar, różny koszt własny sprzedaży

Do rozjazdu w sztukach dochodzi wycena. Ten sam towar kupujesz w różnych terminach i po różnych cenach, więc o tym, ile kosztowała sztuka, która właśnie wyjechała do klienta, decyduje przyjęta metoda wyceny. Różne metody dają inny koszt własny sprzedaży, czyli inną marżę na tym samym produkcie w tym samym miesiącu. Dlatego system magazynowy i księgi muszą liczyć według jednej, uzgodnionej reguły. Jeśli tego nie robią, pytanie nie brzmi, czy pojawi się rozjazd. Pytanie brzmi, jak duży.

Często widzimy sytuacje, w których w jednym systemie jest jedna kwota, a w drugim zupełnie inna. Nie oszukujmy się: mało który właściciel wie, jaką metodą wyceniany jest jego magazyn, bo nikt go o to nigdy nie zapytał. A skoro znajomość marży jest punktem wyjścia do każdej decyzji cenowej, to rozjazd w koszcie własnym przestaje być problemem księgowym, a zaczyna być problemem handlowym. Dokładnie po to powstała księgowość zaprojektowana przez Dyrektorów Finansowych, w której księgi mają odpowiadać na pytania zarządcze, a nie tylko podatkowe.

Ściema na magazynie, czyli majątek, który istnieje tylko w tabelce

Pierwsze zjawisko nazywamy ściemą na magazynie. W księgach wszystko wygląda porządnie, ale części towaru fizycznie nie ma. Przez lata rozchodził się w uszkodzeniach, brakach przy wydaniu, ubytkach albo próbkach dla klientów. Nikt go nie zdjął z ewidencji, więc wartość zapasów w księgach jest zawyżona. Po stronie aktywów w bilansie wygląda to jak towar gotowy do sprzedaży, chociaż dawno go nie ma.

Byliśmy w firmie, w której po spisie z natury zabrakło towaru na kilkaset tysięcy złotych. Nikt niczego nie ukradł. Towar rozszedł się przez lata, a ewidencja po prostu za nim nie poszła. Przez cały ten czas brak zawyżał wynik, bo koszt, który powinien pojawiać się w kolejnych miesiącach, czekał w magazynie na swój moment. Wyszedł na raz, przy spisie, w najmniej wygodnym momencie roku.

Częściowa ewidencja i marża, która skacze bez powodu

Drugie zjawisko to częściowa ewidencja. Drogie pozycje są opisane porządnie, ale opakowania, materiały pomocnicze, komponenty albo odpad produkcyjny żyją zupełnie poza systemem. Gdy część magazynu jest policzona, a część tylko oszacowana, nie da się zbudować spójnego raportu marży. Raz liczy się tak, raz inaczej.

Efekt widać w miesięcznym raporcie. W jednym miesiącu koszt własny wychodzi wysoki, bo ktoś zrobił korektę, w następnym niski, bo korekty nie było. Patrzysz na te dwa miesiące i szukasz przyczyny w sprzedaży albo w cenach zakupu, chociaż problem siedzi w jakości ewidencji. To moment, w którym wskaźnik rentowności sprzedaży zaczyna żyć własnym życiem i trudno z niego wyczytać cokolwiek o samym biznesie. Z takich danych da się zbudować ładny wykres, tylko że będzie to wizualizacja bałaganu. A mało wiarygodne analizy finansowe nie prowadzą do dobrych decyzji, choćby wyglądały najlepiej na świecie.

Marża brutto z 25% do 19%: case firmy handlowej

W jednym z naszych wdrożeń korekta magazynu nie wynikała z jednej pomyłki. Była sumą drobnych rozjazdów narastających przez lata, a jej pełną skalę zobaczyliśmy dopiero po uporządkowaniu ewidencji. Firma handlowa o skali 24 milionów złotych przychodu ze sprzedaży. Raport pokazywał 25% marży brutto, po korekcie zostało około 19%. Różnica przekroczyła milion złotych, a firma zarabiała na czysto mniej więcej milion rocznie, więc korekta magazynu okazała się większa niż cały roczny zysk.

Przez ten czas właściciel ustalał ceny, dawał rabaty i wybierał produkty do promowania albo wygaszania. Każda z tych decyzji zapadała na danych przesuniętych o kilka punktów procentowych w złą stronę. Rabat, który na papierze mieścił się w marży, w rzeczywistości mógł już dokładać do sprzedaży, a to, ile kosztują rabaty, widać dopiero na wiarygodnej marży. Dużo mu się wydawało, mało wiedział. Dużo ufał, mało wiedział.

To nie była zła wola ani brak kompetencji. Właściciel robił to, co robi niemal każdy przedsiębiorca na jego etapie: ufał raportowi, który dostawał co miesiąc. Kończy się to zwykle zdaniem, które słyszymy na rozmowach najczęściej: nie wiem, ile zarabiam na własnej firmie.

Cztery pytania, które pokażą, czy stan magazynowy mówi prawdę

Nie trzeba od razu audytu, żeby zorientować się, czy temat dotyczy Twojej firmy. Wystarczą cztery pytania:

• Kiedy ostatnio stan magazynowy był uzgadniany z księgami poza roczną inwentaryzacją?
• Jaką metodą wyceniany jest magazyn i czy system oraz księgi stosują dokładnie tę samą zasadę?
• Czy cały magazyn jest w ewidencji, łącznie z opakowaniami, materiałami pomocniczymi, odpadem i towarem w komisie?
• Gdy marża skacze o 2, 3 albo 4 punkty procentowe, potrafisz wskazać konkretną przyczynę?

Jeśli na któreś z nich nie masz pewnej odpowiedzi, nie jesteś wyjątkiem. Nikt nie uczy przedsiębiorców, jak uzgadniać magazyn z księgami, a firma urosła dlatego, że skupiałeś się na produkcie i klientach. Słusznie. Teraz pora dać tę samą uwagę liczbom, z których powstaje marża.

Magazyn bez właściciela, czyli dlaczego rozjazdy narastają latami

Magazyn leży na styku operacji, systemu i księgowości. Każda z tych stron pilnuje swojego kawałka, a za zgodność całości nie odpowiada nikt. Dlatego tak łatwo staje się obszarem bez jednego właściciela i właśnie wtedy drobne rozjazdy narastają latami. To dobry przykład tego, jak procesy w firmie wpływają na marżę: nie przez jedną dużą decyzję, tylko przez setki drobnych operacji, których nikt nie domyka.

W finansach kluczem jest to, czy dane są wiarygodne, a one biorą się z procesów w organizacji. Bez tego fundamentu trudno mówić o twardych danych finansowych, na których można oprzeć decyzję cenową. W firmach handlowych magazyn jest jednym z pierwszych obszarów, w których szukamy finansowych quick-winów dla firm handlowych. W produkcji dochodzi do tego kapitał zamrożony w zapasach, o którym piszemy przy quick-winach dla firm produkcyjnych.

Jedna grupa towarowa, trzy liczby, tydzień pracy

Najprostszy sposób na sprawdzenie skali problemu to spis z natury jednej, najdroższej grupy towarowej poza terminem rocznej inwentaryzacji. Porównujesz trzy liczby: to, co faktycznie leży na hali, stan w systemie i wartość w księgach. W tydzień widać, czy rozjazd jest punktowy, czy systemowy. Jeśli liczby się zgadzają, masz spokój i mocny argument za tym, że marża w raporcie jest prawdziwa. Jeśli się rozjeżdżają, wiesz, od czego zacząć porządki, zanim zrobi to za Ciebie roczna inwentaryzacja.

Kiedy magazyn jest uzgodniony, a marża znowu wiarygodna, pojawia się kolejne pytanie: czy ten zysk naprawdę zamieni się w gotówkę. Rentowność i płynność to dwie różne rzeczy, a zysk potrafi siedzieć zamrożony w towarze i należnościach, o czym piszemy szerzej przy okazji tego, czym jest cash flow. Krok po kroku pokazuje to prognoza cash flow na 13 tygodni.

Stan magazynowy, najkrócej jak się da

Stan magazynowy wydaje się tematem dla magazyniera i księgowej. W praktyce to temat właściciela, bo z niego powstaje marża brutto w raporcie. Jeśli system i księgi liczą według różnych reguł, część towaru zniknęła tylko fizycznie, a część żyje poza ewidencją, raport będzie co miesiąc pokazywał inną marżę i żadna z tych liczb nie będzie do końca prawdziwa. W firmie o skali 24 milionów złotych przychodu ze sprzedaży kilka punktów procentowych różnicy potrafi zjeść cały roczny zysk.

Dobra wiadomość jest taka, że da się to uporządkować bez przewracania firmy do góry nogami. Jedna uzgodniona reguła wyceny, pełna ewidencja i regularne uzgodnienia w ciągu roku wystarczą, żeby marża przestała skakać i znowu mówiła coś o biznesie. Wtedy decyzje o cenach i rabatach zapadają na liczbach, a nie na zaufaniu do tabelki.

Inne materiały, które mogą Ci się przydać

• Controlling finansowy: co to jest i jak wspiera Twoją firmę?
• Wskaźnik płynności finansowej. Trzy stopnie i jak je czytać
• Niższy zysk przy wyższych przychodach: z czego może to wynikać?
• 8 pytań finansowych, na które nie odpowie Ci księgowa
• Dashboard finansowy: jak stworzyć użyteczne narzędzie dla Przedsiębiorcy?