System premiowy w firmie – o czym pamiętać przy jego projektowaniu?

System premiowy w firmie

Tematem dzisiejszego odcinka podcastu jest system premiowy w firmie i to, o czym musisz pamiętać, żeby . Artykuł został napisany na podstawie 58. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Przesłuchaj całości korzystając z linków poniżej:

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków: 

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Systemy premiowe stają się popularne także w MŚP

Dziś pod lupę bierzemy temat projektowania systemów premiowych. Jest to temat, który w MŚP nabiera coraz większej popularności i z roku na rok zauważamy coraz osób, które chcą w swojej firmie wdrożyć tego typu system. A natomiast z drugiej strony mamy w głowie wiele przykładów źle wdrożonych systemów motywacyjnych czy premiowych, które generowały firmom zdecydowanie więcej szkody niż pożytku. Więc dziś opiszemy częste błędy, które w tego typu systemach występują, żebyś wiedział na co koniecznie musisz wracać uwagę.

I pierwsze od czego zaczniemy, to odwołanie do samej nazwy. W definicji jest oczywiście różnica między na przykład systemami prowizyjnymi, premiowymi i motywacyjnymi, natomiast wielu Przedsiębiorców używa ich zamiennie, bo siłą rzeczy – system premiowy ma za zadanie motywować… I tutaj często jest pies pogrzebany.

System… demotywacyjny?

Bo co się okazuje, w wielu organizacjach, z którymi pracujemy w Plona Consulting, system motywacyjny wcale nie motywuje. A czasami – wręcz przeciwnie. Sprawia, że ludzie pracują mniej chętnie. Co zauważam na przykład, kiedy systemy motywacyjne są oparte o uznaniowe premie. Czyli na dobrą sprawę pracownik może wcale nie wiedzieć czego się od niego oczekuje, o realizację jakich zadań powinien dbać najbardziej, z jakich liczb będzie rozliczany – i koniec końców patrząc pod koniec miesiąca wstecz, na to jak pracował przez ostatnie 4 tygodnie, nie będzie w stanie określić czy dostanie premie czy nie i na przykład co musiałoby się wydarzyć, co powinien zmienić, poprawić, żeby tę premię dostać za miesiąc. Więc jak widać na tym przykładzie – wiele systemów jest „motywacyjnych” tylko z nazwy.

Pierwsza zasada budowania systemów premiowych z mojej finansowej perspektywy jest prosta – że te systemy muszą mieć jasne, wręcz zero-jedynkowe zasady. Czyli zachęcamy mocno do tego, żeby pracować za liczbach i premiować nie za zasługi, ale za wyniki. Bardziej za skuteczność, aniżeli za zaangażowanie. Bo koniec końców to na tym nam wszystkim zależy, żeby praca naszego zespołu była jak najbardziej efektywna. A nie, żeby dawać pracownikom pretekst do obgadywania się nawzajem kto dostał, a kto nie dostał premii i z jakich powodów.

Jakie błędy popełniają Przedsiębiorcy tworząc systemy motwacyjne?

Kiedy rozmawiamy z Przedsiębiorcami, którzy chcą wdrażać jakieś systemy premiowe, to w 90% przypadków mają oni na myśli system premiowy dla działu sprzedaży. A to obszar, w którym trzeba bardzo mocno uważać. Poniżej opisaliśmy w kilku punktach, co może pójść nie tak – czyli jakie błędy popełniają firmy czy Przedsiębiorcy w obszarze tworzenia systemów motywacyjnych dla działów sprzedaży. Oprócz oczywiście kwestii premii uznaniowych, o której już mówiliśmy.

Błąd 1 – Zły moment wypłacania premii

I pierwszy błąd, to błąd o którym mało kto mówi, a z perspektywy finansisty może mieć opłakane skutki, szczególnie w MŚP, czyli jest powiązanie systemu premiowego z wystawionymi fakturami albo podpisanymi umowami, zamiast z wpłatami należności. Wiele rzeczy tutaj może pójść nie tak – zaczynając od najprostszej sytuacji, w której firma ma mocno odroczone terminy płatności – bo na przykład otrzymuje pieniądze dopiero po zakończeniu jakiegoś dużego projektu, a premia dla osoby z działu sprzedaży jest wypłacana na przykład w momencie podpisania umowy. Czyli firma wypłaca premię na długo, zanim sama zobaczy jakiekolwiek pieniądze za dane zamówienie czy projekt.

Jeśli słuchasz już od jakiegoś czasu tego podcastu, to pewnie nie musimy Ci przypominać, że w taki sposób sami aż prosimy się o problemy z płynnością. A jak wiadomo „Cash is King”.

Co więcej – powiązanie tego systemu premiowego, czy prowizyjnego z momentem, kiedy Klient dokonuje płatności ma też dodatkową korzyść oprócz samego faktu dobrego oddziaływania na płynność. Mianowicie – daje to Twojemu handlowcowi bardzo konkretny powód, żeby po pierwsze – starać się negocjować krótsze terminy płatności, po drugie, żeby dbać o tego Klienta także po dokonaniu sprzedaży, żeby przypadkiem nie stało się coś, co mogłoby go odwieźć od płatności, a po trzecie, żeby raz na jakiś czas uprzejmie się przypomnieć z przypomnieniem o terminie płatności. I wydaje mi się, że to są trzy, bardzo przekonujące argumenty, żeby wiązać premie albo wypłatę prowizji z momentem zapłaty należności, a nie podpisania dokumentów, czy wystawienia faktury. Żeby nie udzielać premii od Klientów, którzy generują jedynie długi.

Błąd 2 – Przesadne skomplikowanie

Drugi częsty błąd w systemach premiowych dla działu sprzedaży to przesadne skomplikowanie. Czyli opieranie systemu nie o własne uznanie, a o liczby… Ale tak skomplikowane liczby, że do momentu otrzymania wypłaty, Twoi ludzie nie są w stanie określić ile otrzymają bonusu.

Jeśli sam masz czasami problem, żeby wyliczyć ile premii powinni dostać Twoi ludzie, to oni na pewno tym bardziej będą mieli z tym problem.

I w ten sposób znów ograniczamy ten czynnik motywacyjny. Bo przykładowo – Twój pracownik wie, że ma pracować na pewne wyniki, ale wpływ poszczególnych składowych tego wyniku jest tak mglisty, że na koniec dnia nie jest to motywujące.

Błąd 3 – „wieczne premie”

Przesadne premiowanie od stałych Klientów i niewystarczające premiowanie od nowego biznesu. I ten błąd może przyjąć wiele form, które na koniec dnia sprowadzają się do tego, że w naszej organizacji bardziej premiujemy tak zwanych „Farmerów”, aniżeli „Hunterów”, jak to określają niektórzy.

I ekstremalnym przykładem na to jest firma jednego z naszych Klientów, w której jeden z handlowców, który nie pozyskał nowego Klienta od prawie roku, miał wynagrodzenie wyższe niż członek zarządu, bo tak był skonstruowany system prowizyjny. I żeby była jasność, to nie było tak, że w jakiś sposób aktywnie walczył o kolejne sprzedaże, albo stale obsługiwał Klientów. Była to firma usługowa, w której rola handlowca kończyła się po podpisaniu umowy. Więc osoba z działu handlowego, która miała takie szczęście, że pozyskała kilku sporych Klientów, którzy dzięki dobrej obsłudze zostali z nią na lata, nie robiąc w większości przypadków zupełnie nic, nie wkładając żadnej dodatkowej pracy w obsługę czy nie realizując dosprzedaży, cały czas pobierała premię od każdego miesiąca świadczonych usług. Czyli coś, co możemy nazwać wypłacaniem „wiecznych premii”.

Błąd 4 – Premiowanie od wartości na fakturze

Błąd numer cztery to premiowanie od wartości sprzedaży. Czyli układanie systemu premiowego tak, że uwzględnia on kwoty na fakturze, a nie uwzględnia marży. Czyli przykładowo handlowcy pracują w oparciu o system prowizyjny, w którym otrzymują prowizję 2% od wartości netto tego, co sprzedadzą.

I teraz ktoś powie, że to dobrze, bo będą dużo sprzedawać. Na co odpowiadamy – że oczywiście. Będą sprzedawać dużo, albo nawet bardzo dużo… I bardzo tanio. Bo dokładnie do tego motywuje ten system, żeby za wszelką cenę zwiększyć wartość netto na fakturze, bez zwracania uwagi na marżę.

Przykładowo mamy sytuację, w której Klient chce dokonać zamówienia na sto tysięcy złotych, a handlowiec proponuje, że w bardzo okazyjnej cenie dorzuci do tego jeszcze coś, za na przykład dwadzieścia tysięcy złotych. I Klient patrząc na cenę decyduje się zwiększyć ten zakup, bo cena jest naprawdę świetna. I co się okazuje? Że ta cena była tak dobra, że firma dołożyła do interesu, bo rabat był aż tak wysoki, a potem dołożyła do interesu drugi raz wypłacając prowizję od nierentownej sprzedaży towaru. Więc jest to szczególnie groźne, jeżeli dziś nie śledzisz bardzo precyzyjnie marży.

Błąd 5 – Brak powiązania systemu motywacyjnego z budżetem

Przechodząc do punktu numer pięć – mamy brak powiązania systemu premiowego czy motywacyjnego z budżetem. I to jest na naszej liście punkt koronny, bo jest to coś, co w wielu firmach z którymi pracujemy generowało duże kłopoty.

Jeśli dzisiaj Twoja firma nie posiada spisanego budżetu, to z dużą dozą prawdopodobieństwa można założyć, że Twoje cele sprzedażowe mogą nie uwzględniać kwestii takich jak na przykład wzrost kosztów stałych. Wiele firm, które nie mają budżetu, ma ustalone cele sprzedażowe – jak to często mówimy – „na oko”, co skutkuje tym, że niekoniecznie są one postawione dobrze. Bo jeśli planujesz sprzedaż w perspektywie rocznej i nie uwzględnisz w tym planie założonego wzrostu kosztów stałych, to Twoje cele będą za niskie.

W naszym błędzie numer pięć mogą występować dwie sytuacje. Sytuacja pierwsza – premie są wypłacane nawet jeśli nie są osiągane cele – czyli niezależnie czy sprzedamy bardzo mało, czy trochę więcej, czy bardzo dużo, to jest wpłacana premia – i na przykład osoby, które zrealizują 20% planu sprzedażowego otrzymują premię. Albo sytuacja druga – w której system motywacyjny uwzględnia cele i się do nich odnosi – ale cele, jak wspomniałem przed chwilą, są źle postawione. Bo w obu tych przypadkach premiujemy zespoły, które pracują tak, że za parę miesięcy mogą pojawić się problemy.

Błąd 6 – Błędy w komunikowaniu zmian w systemie

A na sam deser mamy błąd szósty – czyli błędy we wdrażaniu i komunikowaniu zmian systemów premiowych. System premiowy albo motywacyjny w znaczący sposób wpływa na zarobki, a co za tym idzie życie Twoich pracowników. Co za tym idzie, jego zmiany mogą sprawić, że pracownikowi będzie żyło się prawie z dnia na dzień zupełnie inaczej.

Więc jeśli planujesz zmiany, szczególnie duże, to poświęć choć trochę czasu na przemyślenie tego, w jaki sposób będziesz komunikować to zespołowi, żeby uniknąć poważnych, kosztownych błędów prowadzących do buntu na pokładzie.

Podsumowanie – jakich błędów NIE popełniać projektując i wdrażając system motywacyjny?

Projektując i wdrażając system premiowy, pamiętaj aby był on w miarę możliwości jasny, przejrzysty oraz oparty o liczby, a nie uznanie. Do częstych błędów w obszarze budowania systemów premiowych zaliczyć można:

1. Powiązanie wypłaty premii czy prowizji z momentem podpisania umowy, a nie z momentem wpływu pieniędzy,
2. przesadne skomplikowanie systemu, które sprawia, że pomimo, że mamy liczby, to pracownik dalej nie wie na co powinien pracować,
3. przesadne premiowanie od stałych Klientów, w tym też udzielanie wiecznych premii, a niedostateczne premiowanie nowo pozyskanego biznesu,
4. premiowanie od wartości sprzedaży i nieuwzględnianie marży,
5. brak osadzenia systemu premiowego w budżecie firmy, przez które możemy premiować nie te cele, które powinniśmy,
6. błędne komunikowanie zmian, wynikające z tego, że nie doceniamy jak duży wpływ ma system premiowy na codzienność naszych pracowników.

Czy przydałoby Ci się wsparcie finansisty?

Chcesz uniknąć zbędnego ryzyka przy projektowaniu lub wdrażaniu systemu premiowego? Omów bezpłatnie Twój plan z Dyrektorem Finansowym podczas bezpłatnej konsultacji.

Zamawiam bezpłatną konsultację