Finanse w sezonowym biznesie – jakie są podstawy?

Finanse w sezonowym biznesie

Tematem poniższego artykułu jest zarządzanie finansami biznesów, które działają na sezonowym rynku. Artykuł został napisany na podstawie 64. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Przesłuchaj całości korzystając z linków poniżej:

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków: 

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts

Sezonowość jest jak fala

Fala na morzu, która, czego byśmy nie zrobili, cały czas nadejdzie. Raz szybciej, raz później, raz mocniej, raz słabiej – ale nadejdzie. I jedyne pytanie, które można sobie w tej sytuacji to „na ile jesteś przygotowany”. Bo jeżeli jesteś przygotowany, to trochę jak surfer, możesz chwycić swoją deskę i na tej fali popłynąć. I dlatego kiedy słyszysz „sezonowość”, to nie myśl wyłącznie o ryzyku (chociaż je też zdecydowanie trzeba brać pod uwagę), ale też o szansie.

Szansie na zwiększenie przychodów, często na zwiększenie marży czy w ogóle, szerzej, na rozwój biznesu. Spotkaliśmy się niejednokrotnie z takimi sytuacjami, że to jak poszedł sezon zadecydowało, że biznes mógł pozwolić sobie na nowe inwestycje i wejście na nowy poziom, a z drugiej strony także z sytuacjami, w których zyski osiągnięte w sezonie nie wystarczyły, aby przetrwać do kolejnego sezonu.

Sezonowe biznesy to trudne biznesy

Jeżeli NIE prowadzisz sezonowego biznesu, to przed jego założeniem, warto się solidnie zastanowić. Bo w Plona Consulting mamy klientów, którzy takie biznesy prowadzą. Na przykład w branży, która jest powiązana ze świętami Bożego Narodzenia. I kiedy tylko nie rozmawiamy z Przedsiębiorcami, którzy prowadzą biznes sezonowe, to słyszymy o tym, jak wymagające są tego typu biznesy. Bo jeżeli jest akurat niski sezon – naturalnie, obroty są niższe, zarobki są często dużo niższe i ten sezon jest często traktowany jako taki okres „na przeczekanie”. Co dla wielu Przedsiębiorców jest bardzo frustrujące – bo zamiast się rozwijać, zamiast „ROBIĆ BIZNES”, czekają, aż nadejdzie wysoki sezon.

A z drugiej strony kiedy pojawia się szczyt sezonu, zarobki w prawdzie bywają większe, ale pracy też jest bardzo dużo, pracownicy narzekają, pojawia się często w zespołach wysoka rotacja – nie wspominając o tym, że jeżeli w takim momencie roku stanie się coś z Twoim kluczowym pracownikiem – czy to sam odejdzie, czy się rozchoruje – to pojawia się duży problem.

Finansowe wyzwania firm usługowych

Z perspektywy finansowej, podobnie, ten rodzaj biznesu ma swoje wyzwania. I do najczęstszych z nich należą między innymi:

Wyzwanie 1 – Określenie korzyści skali

Czyli mówiąc wprost – na przykład kwestia tego, na ile mogą się towarować – na ile POWINNI się towarować. W jedną stronę – żeby nie zamówić za dużo towaru. Żeby nie zostać z zamrożonym kapitałem na kolejny rok. Ale też w drugą stronę – czyli żeby towaru nie zamówić za mało. Żeby towar był dostępny wtedy, kiedy jest najbardziej potrzebny – czyli w tym wysokim okresie. Więc tutaj jest pierwsza trudność – określenie ile mogę wydać, żeby nie przeholować.

Wyzwanie 2 – Zarządzanie kosztami poza sezonem

To oczywiście nie jest jedyne wyzwanie – bo później przychodzi niski sezon.

No i tu pojawia się wyzwanie numer 2, czyli planowanie i zarządzanie kosztami poza sezonem. I to zarządzanie w taki sposób, żeby nie przejeść poza sezonem wszystkiego, co udało Ci się wypracować w sezonie. Bo to znów – nie jest proste. Czasem pojawiają się kwestie takie jak redukcje zatrudnienia, a to nigdy nie jest prosty temat, najczęściej sam Właściciel w ten czy inny sposób obniża swoje wynagrodzenie, a nawet mimo tego, wcale nie jest trudno przeszacować swoje możliwości.

Wyzwanie 3 – Jak sprzedawać w sezonie, żeby jak najwięcej zarobić?

No i ostatnie duże wyzwanie z perspektywy finansowej to określenie tego co i w jaki sposób sprzedawać w sezonie, żeby zarobić jak najwięcej – żeby poza sezonem po prostu było z czego dzielić.

Finansowe rozwiązania – z jakich narzędzi korzystać w sezonowych biznesach?

Więc skoro tych wyzwań, jak widzisz, jest niemało i te wyzwania są istotne, to myślę, że warto opowiedzieć o kilku finansowych rozwiązaniach. Więc przejdźmy do do kwestii tego, które z narzędzi finansowych, uważam w biznesach sezonowych za kompletny must-have.

Prognozy cash-flow

Czyli narzędzie, którego zadaniem jest pokazać Ci, jak przy Twoich biznesowych założeniach, będzie wyglądać Twoja płynność na najbliższe kilka miesięcy do przodu. I dlaczego to narzędzie jest na tyle istotne? Bo to właśnie ono pomaga odpowiadać na dwa kluczowe pytania – mianowicie pytanie pierwsze – „na ile możemy się towarować” i drugie – „na ile możemy obecnie wydawać pieniądze?”. I najlepiej – jeżeli będziemy mogli do tego wszystkiego w takim narzędziu zakładać różne scenariusze.

Przeczytaj też: Prognozy finansowe – 3 powody, dla których Twoja firma ich potrzebuje

To narzędzie jest przydatne w obu kluczowych punktach tego sezonowego cyklu – czyli zarówno w niskim sezonie, bo wtedy możemy określić na co możemy sobie pozwolić, na jakie wydatki, żeby nie spowodować na przykład dziury w płynności, kiedy będziemy robić zamówienia przygotowawcze na sezon, ale także w tym wysokim sezonie – kiedy będziemy mogli na przykład zobaczyć na ile komfortowa będzie nasza sytuacja w tym niższym sezonie – i na przykład, czy powinniśmy, czy nie powinniśmy towarować się dalej.

Analiza rotacji

Drugim narzędziem, które z perspektywy finansowej uważam za niezbędne jest analiza magazynu i analiza rotacji. Czyli taki instrument, który pozwoli odpowiedzieć na pytanie – co do tej pory sprzedawało się najlepiej, a co nie sprzedaje się wcale. Bo możesz mi wierzyć, że wcale nierzadko z Plona Consulting spotykamy się z sytuacją, w której zamówienia na wysoki sezon są dokonywane od lat – stosunkowo podobnie – ze względu na przyzwyczajenia, albo nawet ze względu na to, że na przykład osoby odpowiedzialne za dokonanie takich zamówień patrzą w takim momencie na faktury z zeszłego roku i dokonują zamówień w podobny sposób. Po czym na przykład, taka analiza magazynu i rotacji pokazuje, że od dwóch lat pewien rodzaj towaru, który zamawiamy prawie nie rotuje. I że na magazynie mamy jeszcze jego kilkuletni zapas.

Spotykaliśmy się też często z przypadkami, w których biznes (najczęściej handlowy) nie tylko musiał robić analizę rotacji, ale też patrzeć co się będzie działo na rynku, bo to, że jeszcze rok temu towar się świetnie sprzedawał, dzisiaj popyt na niego może znacząca spaść, nawet do zera. Tego typu analiza, szczególnie jeżeli mamy dostęp do danych z kilku lat, pozwala dużo lepiej określić, czego jeszcze potrzebujemy, żeby obsłużyć wyższy popyt. I dzięki temu osiągamy dużo lepsze skupienie – też w kwestii tego, co dokładnie mamy sprzedawać.

Budżet

I trzecie narzędzie, które z finansowej perspektywy jest kluczowe dla sezonowych biznesów to budżet. Budżet, który pozwala określić, w jaki sposób przejść przez ten „suchy” sezon… „suchą stopą”. Bo to właśnie budżet pozwoli Ci określić, czy jeżeli zredukujesz poza wysokim sezonem Twoje koszty do poziomu X przy zarobkach Y, to czy uda Ci się przejść przez cały niski sezon i solidnie przygotować na kolejny szczyt, bez generowania straty. A jeżeli nie – to na przykład o ile jeszcze te koszty powinieneś zredukować

To ważne, że budżet pokaże Ci wynik w długim okresie – z perspektywy roku. Oczywiście nie jest to tak, że mamy szklaną kulę i dzięki niej będziemy wiedzieć wszystko, ale już na poziomie ogólnych założeń będziesz znał granice i poziomy minimum wyników, które musisz osiągnąć.

Inne narzędzia

I oczywiście poza tą trójką – takich narzędzi, które warto mieć jest znacznie więcej – no bo chociażby taką gwiazdą polarną, na którą warto zwracać szczególną uwagę w wysokim sezonie jest marża – zarówno w ujęciu procentowym, jak i wartościowym. Czyli określenie tego – czy faktycznie wyższe przychody Twojego biznesu w szczycie sezonu, przekładają się, albo w jaki sposób przekładają się, na wzrostu zysku – i czy realnie w tym okresie zostaje Ci więcej w przysłowiowej kieszeni. Bo między innymi w zależności od tego, jak silna jest sezonowość, niekoniecznie musi to być prawda.

Nie zawsze wyższy przychód oznacza wyższy zysk, bo wyższy przychód wiąże się często ze znacznie wyższymi kosztami. A drugi taki dodatkowy wskaźnik, na który mógłbym zwrócić jeszcze uwagę to kapitał obrotowy – czyli dookreślenie tego w jaki sposób się finansujemy i czy wystarczy nam kapitału. I tak wyglądają z mojej perspektywy podstawy finansów w biznesach sezonowych – to jest to, co na podstawie mojego doświadczenia widzę w tych firmach, że przydaje się bardziej niż cokolwiek innego.

Ale jest jeszcze jedna kwestia, która wykracza poza świat finansów, a która jest istotna. Czyli „mental” przedsiębiorcy.

Jak „mental” Przedsiębiorcy wpływa na finanse sezonowej firmy?

Mental właściciela. Podejście, nastawienie, pewne przekonania. Temat, nierzadko bywa dużo trudniejszy do poukładania niż finanse. Bo wysoka sezonowość jest nierzadko źródłem stresu.

Poukładane finanse jako remedium

Naprawdę dobre „uzbrojenie się” Przedsiębiorcy w finansowe dane, w finansowe informacje, naprawdę pomaga lepiej nad tym stresem panować. Bo wysoki sezon niesie za sobą często chaos. Dużo się dzieje, pracy jest cała masa, cały czas są do ugaszenia jakieś pożary. I w takich warunkach, naprawdę nie jest trudno coś błędnie skalkulować, jeżeli nie masz prostego dostępu do wiarygodnych finansowych informacji.

Większość osób w tym szczycie sezonu jednak nie będzie miała czasu na to, żeby od zera budować narzędzia finansowe i właśnie wtedy uczyć się finansów lub wdrażać nowe systemy. Więc naturalnie, zdarzają się wtedy błędy. Bo na przykład kontrahent składa duże zamówienie i pyta o wysoki rabat. I teraz – bez wiedzy finansowej, bez danych – na przykład bez budżetu, to bywa trudnym zadaniem, żeby określić, do jakiego poziomu możemy zejść z ceną, żeby się to nam opłacało.

Natomiast jeżeli masz te dane i kiedy czujesz, że od strony finansowej jesteś dobrze przygotowany i dobrze znasz swoje liczby no i masz do nich dostęp wtedy, kiedy ich najbardziej potrzebujesz, to Twoje decyzje są po prostu doinformowane. I często łatwiej Ci jest pewne decyzje podejmować.

I pozostając przy temacie mentalu Przedsiębiorcy – to po takim chaotycznym szczycie sezonu, przychodzi spadek sprzedaży no i wówczas znów pojawiają się kwestie, które są po prostu trudne, kiedy nie posiadasz dobrze działającego systemu finansowego – bo na przykład widzisz na koncie firmy pewną kwotę – i nie wiesz jaka część z tych pieniędzy jest, nazwijmy to „Twoja”, a jaka część z tych pieniędzy będzie potrzebna tylko po to, żeby w tym wolniejszym sezonie w firmie mogło palić się światło i żeby utrzymać niezbędny zespół, czy zrobić zamówienie przed kolejnym wysokim sezonem. I taka kalkulacja odbywająca się w głowie, na zasadzie „mogę wydać/ nie mogę wydać”, bywa naprawdę zwodnicza.

Bo na przykład – jeden z naszych Klientów opowiadał mi chociażby historię, że NIBY po szybkiej kalkulacji z wyników nie wychodziło, że może on w danym momencie wydawać pieniądze, ale na przykład – dostał bardzo korzystną propozycję zrealizowania w swojej firmie pewnej inwestycji. I ta kalkulacja zachodząca w głowie, przestała być już kalkulacją dotyczącą tylko tego, ile pieniędzy zostanie, ale dołączyło się do niej takie poczucie straty – że jeżeli ten mój Klient w tym momencie nie zrealizuje tej inwestycji, to zrealizuje ją na przykład za pół roku, ale prawie 2 razy drożej. I spójrz proszę, jak bardzo w tej sytuacji, takie zero-jedynkowe finansowe narzędzia, potrafią sprawić, że zobaczysz sprawę czarno na białym. Bo jeżeli widzisz informację wyrażoną wprost, że po wydaniu takiej kwoty NIE BĘDZIESZ MIAŁ na koncie pieniędzy na zatowarowanie się na wysoki sezon, to jest to zupełnie inna decyzja, niż taka podejmowana na poziomie „wydaje mi się, że styknie”.

Podsumowanie

Jeżeli prowadzisz biznes, który jest sezonowy –to przede wszystkim gratulacje. Za to, że dajesz sobie radę w takich warunkach – a może nawet wykorzystujesz te warunki na swoją korzyść. Jeżeli zauważasz, że przydałoby się w Twojej firmie rzucić okiem na to, do jakich danych finansowych masz dostęp, a do jakich jeszcze warto byłoby się dokopać, żeby łatwiej prowadziło Ci się firmę – zachęcamy do skorzystania z bezpłatnej finansowej konsultacji, którą możesz zamówić korzystając z przycisku poniżej:

Zamawiam konsultację