Gdzie tracisz czas analizując finanse firmy?

Jak NIE tracić czasu w finansach?

Są dwie rzeczy, których nie cierpią Przedsiębiorcy: tracenie pieniędzy i tracenie czasu. Pytanie tylko – czego bardziej? W ostatnich 80+ odcinkach podcastu Finanse w Twojej Firmie opowiadaliśmy o tym, jak nie tracić pieniędzy. Dziś przyszła więc pora na CZAS. Poniższy artykuł został napisany na podstawie 86. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie:

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków: 

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Finanse NIE SĄ celem samym w sobie

Przedsiębiorcy nie są finansistami. A co za tym idzie – analizy finansowe nie są dla nich nas celem samym w sobie. Tylko pewną drogą do wyciągania wniosków. Wkładem do podejmowania biznesowych decyzji. I narzędziem, które prowadzi do biznesowych rezultatów.

A co za tym idzie, Przedsiębiorcy od finansów potrzebują MAKSIMUM wniosków w MINIMALNYM czasie. I ten odcinek podcastu ma Ci dokładnie w tym pomóc… Abyś nie tracił czasu na zbędne kwestie, a skupił się na tym, co naprawdę ważne.

Dlatego dziś poznasz listę 9 obszarów, w których prawdopodobnie tracisz czas w finansach.

Obszar 1 – weryfikacja danych

Nie postrzegamy tego jako stratę czasu wyłącznie dlatego, że ktoś może opierać się na niewiarygodnych danych i pomijać ten etap procesu. Problem leży gdzie indziej – niewiele jest w biznesie bardziej frustrujących sytuacji niż ciągłe wątpliwości, czy dane, z których korzystamy, są rzeczywiście wiarygodne. Jeśli w obszarze finansów pojawia się konieczność nieustannego sprawdzania i zadawania sobie pytania, czy tym razem mamy do czynienia z rzetelnymi danymi – to znak, że cenny czas jest marnowany.

Nie tylko na samą weryfikację, ale również na budowanie analiz, którym trudno zaufać. Dlatego nasz pierwszy punkt to: weryfikacja danych. Jeśli jest to proces, który pochłania zbyt wiele zasobów i trzeba go powtarzać zbyt często – to wyraźny sygnał, że czas coś zmienić.

Obszar 2 – „Tabelki dla tabelek”

Finanse to nie cel sam w sobie. I nawet najlepiej wyglądająca i sformatowana tabelka nie da Ci absolutnie nic, jeżeli nie będziesz jej rozumieć, jeżeli nie będziesz z nią pracować i jeżeli na podstawie wniosków z niej, nie będą płynąć bardzo konkretne, biznesowe decyzje.

Jeżeli masz tabelkę po to, aby ją oglądać, a później… działać po staremu – to tracisz czas.

Obszar 3 – budżetowanie dla budżetowania

Skoro wcześniej mówiliśmy o „tabelkach dla tabelek”, to kolejnym, trzecim obszarem jest „budżetowanie dla budżetowania”. Wiele firm poświęca na ten proces swój cenny czas – zastanawiając się, ile środków przeznaczyć na poszczególne obszary, w jakim tempie powinny rosnąć wydatki, jakie powinny być przychody i tak dalej.

Problem zaczyna się, gdy już po dwóch tygodniach rozbieżności między rzeczywistością a planem są na tyle duże, że właściciele uznają, że skrupulatnie przygotowany budżet nie ma już sensu. Od tego momentu dokument ten trafia na dysk i… zaczyna się kurzyć.

To właśnie przykład „budżetowania dla budżetowania” – tworzenia budżetu tylko po to, żeby był. Żeby móc powiedzieć, że „mamy jakiś budżet”, nawet jeśli nikt z niego realnie nie korzysta.

Obszar 4 – tłumaczenie Twoich finansów innym

Obszar numer cztery to tłumaczenie Twoich finansów innym. Czyli przykładowo – w kółko musisz tłumaczyć ludziom jak coś wypełniać. Jak uzupełniać jakieś pliki. Albo z drugiej strony – masz kogoś od finansów, kto jest „typowym finansistą” i cały czas musisz mu/jej tłumaczyć, czego Ty tak naprawdę potrzebujesz w finansach, żeby móc nimi efektywnie zarządzać. Albo jeszcze z innej strony – musisz często tłumaczyć na spotkaniach w większym gronie co oznaczają dane liczby i dane wskaźniki.

Jeśli tłumaczenie finansów innym zajmuje zbyt dużo czasu – to prawdopodobnie oznacza, że ten czas jest po prostu marnowany.

Obszar 5 – ręczne procesy księgowe

Kolejny, piąty obszar to ręczne procesy księgowe. Co ciekawe – problem ten rzadko wynika z braku technologii. Oprogramowanie księgowe czy odpowiednie narzędzia są dziś dostępne, a wiele firm już je posiada – systemy są kupione, dostęp istnieje, technologia jest na miejscu.

Problem polega na tym, że procesy nie nadążają za tą technologią. Przykład? Wszystkie faktury znajdują się już w systemie, a mimo to księgowa nadal oczekuje ich w formie papierowej. To dość jaskrawy przykład, ale świetnie obrazuje, jak absurdalne potrafią być niektóre sytuacje. I jak wiele czasu potrafi się przez to tracić – na działania, które mogłyby być zautomatyzowane już dawno.

Dlatego obszar numer pięć to ręczne procesy księgowe – cichy złodziej czasu wielu przedsiębiorców.

Obszar 6 – małostkowość i nadmierna kontrola mało istotnych tematów

Czyli chociażby są tacy właściciele, którzy chcą zatwierdzać każdą fakturę kosztową. A już szczególnie, jeżeli przytrafi się tak, że ostatnio biznes idzie trochę wolniej, niż byśmy sobie tego życzyli… To już wtedy w ogóle Przedsiębiorcy często zaczynają się przyglądać nawet najmniejszym kosztom.

tu nawet nie chodzi o to, że takie mikrozarządzanie, czy pochylanie się nad każdym kosztem jest ZŁE. Ale zawsze trzeba sobie zadać pytanie, co innego mógłbyś robić w finansach, albo nawet poza nimi, gdybyś miał ten czas rozdysponować inaczej. Może zamiast próbować negocjować fakturę o wartości 500 złotych, mógłbyś ponegocjować taką za 500 tysięcy. Albo zastanowić się nad tematem tego, jak Twój zespół może pracować bardziej wydajnie, żeby podnieść marżę.

Możliwości jest mnóstwo – dlatego zachęcamy do przeanalizowania tego, jak często jako Właściciel zaczynasz czepiać się małych, nieistotnych rzeczy, które odciągają Cię od tak zwanego “Big Picture”. I w ten sposób tracisz nie tylko czas – ale i skupienie.

Obszar 7 – cięcie kosztów pod wpływem chwili

Czyli jak słyszysz obszar, który w pewnym sensie łączy się z poprzednim… Bo znów – to jest normalne, że jeżeli biznes ma na przykład gorsze miesiące, to zależy Ci na tym, żeby ciąć koszty… Ale jeżeli jest to decyzja podjęta pod wpływem chwili, to bardzo łatwo jest wpaść w pułapkę, że teraz optymalizujemy każde źdźbło trawy. Po czym za 2 tygodnie znów wracamy do stanu poprzedniego. Czyli z jednej strony małostkowość i skupianie się na detalach – a z drugiej strony też taka mała stałość tych cięć sprawia, że bardzo często postrzegamy je właśnie w kategorii zmarnowanego czasu.

Obszar 8 – wdrażanie zbyt skomplikowanych narzędzi finansowych

Nie każda organizacja potrzebuje najdroższego i najbardziej rozbudowanego systemu ERP. Nie każda organizacja potrzebuje nie wiadomo jak skomplikowanego modelu finansowego. I bardzo często to, co obserwujemy, to że wdrażanie wielkich, skomplikowanych rozwiązań jest jak strzelanie z armaty do wróbla. Bo firmy wydają na przykład kilkaset czy kilkadziesiąt tysięcy złotych na nowy system, kilkadziesiąt tysięcy na wdrożenie i usługi wdrożeniowe, kolejne kilkadziesiąt na szkolenia dla pracowników… A na koniec dnia okazuje się, że z tego systemu jednak nie korzystają.

Szczególnie w MŚP, gdzie tak naprawdę często mało który pracownik mógł mieć styczność z tego typu programem. Więc jeżeli chodzi o finanse – to im prościej tym lepiej. I czasami naprawdę nie ma co tracić czasu i pieniędzy na wdrożenie czegoś nowego, jeżeli ten, nazwijmy to, stary system wciąż ma się świetnie. Bo naprawdę nie ma żadnych nagród za to, kto z jak zaawansowanego software’u korzysta.

Obszar 9 – bezcelowe spotkania

Często, kiedy w Plona Consulting rozmawiamy z naszymi Klientami, odkrywamy że ich obecny sposób realizacji spotkań finansowych pozostawia wiele do życzenia… Bo mnóstwo z tych spotkań – tak zwyczajnie i po ludzki nie ma celu – innego niż przekazanie komuś informacji. I w tej sytuacji warto się zastanowić – czy faktycznie nie ma lepszego sposobu na to, żeby takie informacje przekazać…

(No i oczywiście nie musimy pewnie tłumaczyć, że to nie dotyczy wyłącznie finansów)

Chcesz poświęcać MNIEJ czasu na zarządzanie finansami?

Jeżeli chcesz wyciągać MAKSIMUM biznesowych wniosków w MINIMUM czasu – to świetnym rozwiązaniem będzie dla Ciebie będzie usługa Zewnętrznego Dyrektora Finansowego.

 Bo w Plona Consulting mamy cały zespół Dyrektorów Finansowych, którzy u naszych Klinetów są de facto partnerami do rozmów dla Zarządów. A co więcej – każdy z naszych Dyrektorów ma minimum 10 lat doświadczenia zawodowego w obszarze finansów – dzięki czemu nie tworzą dla Ciebie wspommianych wyżej „tabelek dla tabelek”… A faktycznie pomagają Ci wyciągać wnioski – i podejmować na ich podstawie biznesowe decyzje.

Chcesz sprawdzić, czy to rozwiązanie dla Ciebie? Zamów bezpłatną konsultację korzystając z linku poniżej:

>> Zamawiam bezpłatną konsultację