Tabelki to (nie) wszystko

Tabelki to (nie) wszystko – na ile decyzje Przedsiębiorcy powinny wynikać z danych?

Przedsiębiorcy często zwracają uwagę na to, że rzeczą, która dała im biznesową przewagę jest ich intuicja. Ale czym faktycznie jest ta intuicja w biznesie? I jak możesz ją wesprzeć? Posłuchaj 72. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie, na podstawie którego napisany został poniższy artykuł:

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków: 

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Biznesu nie prowadzisz dla „tabelek”

Pomimo tego, że analizy i zestawienia są kluczowym elementem naszej sztandarowej usługi w Plona Consulting, czyli usługi Zewnętrznego Dyrektora Finansowego, rozumiemy też, że Właściciele firm na ogół nie mają całego dnia, żeby je tworzyć, przeglądać, analizować i omawiać. A z drugiej strony – uważamy, że coraz mniej firm na rynku będzie mogło rosnąć BEZ patrzenia w tabelki.

Jakie firmy radziły sobie bez patrzenia w tabelki?

Do tej pory oczywiście takie firmy istniały. I często były to firmy, które pracowały na bardzo dużej rentowności sprzedaży. Nie ważne ile sprzedały, ich zysk netto stanowił pomiędzy 30 a 50%.

Często były to też firmy, które pracowały w oparciu o jakiś bardzo powtarzalny model biznesowy – na przykład body leasing. Gdzie był po prostu dobry stosunek stawki pracownika w odniesieniu do stawki, którą płacił za niego Klient, gdzie przy stosunkowo niskich kosztach sprzedaży i zarządu, te firmy mogły szybko rosnąć i osiągać wysokie zyski.

Natomiast takich firm jest coraz mniej – bo rynek mocno się zmienia i duża część firm, która była „wychowana” w prostszych czasach, w momencie, kiedy pojawi się okres podejmowania trudnych decyzji dotyczących wydatkowania, potencjalnego cięcia kosztów, zwolnień czy rezygnowania z pewnych luksusów do których zdążyło się przyzwyczaić, będzie miała trudności.

Tabelki to nie wszystko. Co nie znaczy, że możesz ich po prostu nie mieć.

Wiele firm, w których nie są dostępne dobre i wiarygodne tabelki, nie może reagować na czas na zmiany, które ich dotykają.

Czyli nie mają takiego mechanizmu, który umożliwiłby im na przykład zobaczenie skali strat, które zaczyna w pewnym momencie generować biznes. Bo zdarza się czasami tak, że nawet firma, która dobre sobie radziła, zmienia jedną rzecz – na przykład politykę rabatową, z miesiąca na miesiąc jest od strony finansowej inną firmą. Bo wcześniej była delikatnie na plus, a w kolejnym miesiącu generuje już niebezpieczne straty.

No i jeżeli Właściciel o tej różnicy zorientuje się po 3 miesiącach – bo akurat wtedy pieniędzy przestanie wystarczać, to jakość podejmowanych decyzji będzie dużo dużo niższa, aniżeli, gdyby zauważył to z dwumiesięcznym wyprzedzeniem. Bo zamiast mieć pewien bufor bezpieczeństwa, zauważa to, kiedy staje przed faktem dokonanym. Zamiast móc zapobiegać – musi leczyć. Na przykład dolewać kasę z własnej kieszeni, czy redukować zatrudnienie, żeby nie doszło do kolejnych strat.

O problemach lepiej wiedzieć z wyprzedzeniem – w sytuacjach podbramkowych, jakość decyzji spada drastycznie.

I może nawet sam jako Przedsiębiorca widziałeś kiedyś innych właścicieli, którzy wydawali się bardzo skuteczni, racjonalni w tym co robią, a kiedy pojawiały się kłopoty, to pod wpływem emocji, podejmowali decyzje, których za nic nie mogłeś zrozumieć. Tak właśnie działa stres. Więc najlepiej jest temu zapobiegać. A to zdecydowanie łatwiej jest robić, mając do dyspozycji analizy i prognozy.

Nie każdy Przedsiębiorca jest zapalonym fanem analiz finansowych. Ale sam fakt, że za tym obszarem nie przepadasz, nie jest powodem, aby go zaniedbać. Więc jeżeli nie lubisz tabelek, to musisz mieć kogoś, kto będzie je przygotowywał za Ciebie. Wsparcie z zewnątrz albo pracownika.

Jest taki jeden cytat Felixa Denisa, że nie da się zastąpić pierwszorzędnego prawnika, doradcy podatkowego, księgowego, audytora, agenta nieruchomości czy doradcy biznesowego. I pod tę myśl można śmiało podpiąć finance managera lub dyrektora finansowego. Bo bez kompetentnych ludzi odpowiadających za tego typu obszary, zbyt łatwo jest wpaść w tarapaty. Bo generalnie rzecz biorąc – działasz wtedy na podstawie intuicji i przeczuć. Które nie zawsze są dobrym doradcą.

Intuicja nie zawsze dobrze podpowiada

Bo na początku drogi biznesowej ta intuicja gra często kluczową rolę – sam pomysł na biznes to jest często coś, co jest podyktowane intuicją i tutaj wielu Przedsiębiorców właśnie zaczyna. Później wraz ze wzrostem firmy popełniają błędy, uczą się na nich, wyciągają wnioski. Często też na samym początku mocno odczuwalny jest brak doświadczenia biznesowego czy sieci kontaktów, która mogłaby podpowiedzieć, jak patrzeć na pewne sprawy, czy rozwiązywać określone problemy.

I wraz z rozwojem biznesu, nabieramy coraz więcej doświadczeń, coraz więcej problemów potrafimy przewidzieć – aż do momentu, aż jak powiedział mi ostatnio jeden ze znanych w Polsce Przedsiębiorców nie włącza się Bruce Wszechmogący. I poczucie, że Twoje dotychczasowe sukcesy są niemalże darem od boga i efektem Twojej wrodzonej intuicji. I myślę, że to jest kluczowe – aby zadawać sobie raz na jakiś czas pytanie, czy przypadkiem to nie Bruce podejmuje w ostatnim czasie Twoje biznesowe decyzje. A jeżeli tak, to pozwól mu chociaż od czasu do czasu zajrzeć do tabelki. Niech zaktualizuje sobie wiedzę.

Intuicja i emocje VS analizy i twarde dane

Zdarza się tak, że serce mówi jedno, a tabelki drugie. Jest to jest częsta sytuacja w głowie Przedsiębiorców, którzy często patrzą w analizy – że trwa tam walka pomiędzy tabelkami a swoją wizją, emocjami czy przeczuciami. Wojciech Plona mówi o tym dylemacie w następujący sposób:

Pomimo, że staram siebie nie rozliczać za moje poprzednie decyzje, tylko wyciągać z nich wnioski, to wiem, że w przeszłości działałem różnie w tego typu sytuacjach. Czasami wychodziłem na tym lepiej, czasami gorzej – bo na przykład w marketingu były decyzje świetne, które były dla firmy jak trampolina, a były też takie, które okazywały się z każdej strony niewypałem. I moim najważniejszym wnioskiem z perspektywy czasu jest to, żeby zadać sobie pytanie, czy myśl o tym wydatku przyszła do mnie pod wpływem jakiegoś biznesowego uzasadnienia, czy przyszła za pośrednictwem emocji, a to quazi „biznesowe uzasadnienie” o którym myślę, dorobiłem później wstecz. Więc czy tym driverem jest mój biznes, czy moje emocje, ego albo cokolwiek innego. A idąc jeszcze dalej – to w tego typu przypadkach, staram się odbijać myśli o ludzi, którym ufam w danych obszarach, którzy mogą mi przedstawić swoją niezależną opinię. Na koniec dnia, odpowiedzialność za decyzję jest tak czy siak po mojej stronie, ale warto mieć wgląd w kilka perspektyw, które dodatkowo pomogą dostrzec, czy pomysł, który masz w głowie faktycznie jest genialny, czy jest genialny tylko według Ciebie. Więc nieco podsumowując ten wątek – emocji kontra tabelek, uważam, że warto przede wszystkim zadawać sobie pytanie – czy ma to biznesowe uzasadnienie. I jeżeli po tym pytaniu wydaje Ci się, że warto coś zrobić i że driverem tej decyzji faktycznie jest biznes, ale wszystkie znaki w Twoich prognozach czy analizach mówią „stop” – to warto odbić to też od kalibru tej decyzji.

Przy mniejszych decyzjach – tych, które mają mniejsze znaczenie finansowe dla Twojej firmy, często warto posłuchać się wtedy intuicji. Na koniec dnia, masz pewną sumę doświadczeń, analiz, błędów, decyzji, rozmów, które składają się na to, że właśnie tak podpowiada Ci Twoja intuicja. Natomiast w przypadku decyzji, które ważą więcej – warto się wstrzymać. Przynajmniej na jakiś czas.

Popełniłeś złą decyzję… Czy najlepszą według dostępnych dla Ciebie danych?

To, że dana decyzja przyniosła negatywne skutki, nie oznacza, że była to zła decyzja. Bo trzeba pamiętać o tym, że decyzje podejmujesz zawsze na podstawie informacji, które są Ci dostępne. I każdy z nas stara się podejmować najlepsze możliwe decyzje – na podstawie tych informacji, które posiada. Więc z perspektywy czasu łatwo jest na pewno patrzeć i zastanawiać się „co mną kierowało” albo wypominać sobie, że oczywiste było, że ta decyzja skończy się tak czy inaczej.

Ale z drugiej strony bardzo zachęcamy do tego, żeby przypominać sobie, że wtedy prawdopodobnie nie miałeś tych informacji i doświadczeń, które masz dziś. Bo gdybyś je miał, Twoja decyzja pewnie byłaby inna.

Intuicja to nie nadprzyrodzona siła

Mianowicie, że biznesowa intuicja jest istotna. I to w dużej mierze właśnie ona zaprowadziła Cię w miejsce, w którym jesteś. Ale ta intuicja to nie jakaś wrodzona, nadprzyrodzona umiejętność, a suma Twoich doświadczeń, przeżyć, błędów, sukcesów i INFORMACJI, do których masz dostęp, które są w Twojej głowie i o które możesz odbijać Twoje pomysły i na ich podstawie podejmować decyzje.

Czyli trochę jak żołnierz jednostek specjalnych – który podejmuje dobre decyzje – instynktownie – ale dlatego, że spędził setki godzin na treningu i przygotowaniu i dlatego, że ma pewne wcześniejsze doświadczenia czy właściwe odruchy, które uformowały się w czasie. Natomiast każdy z nas korzysta, podejmując decyzję, tylko z tych informacji, które posiada i które są u niego w głowie aktualne.

Jest to krytycznie istotne, żeby informacje finansowe, na podstawie których bazujesz, były aktualne. Nawet, jeżeli nie jesteś największym fanem tabelek. I nawet takie 30 czy 45 minut tygodniowo, podczas których przejrzysz i omówisz z kimś, kto przygotowywał dla Ciebie tabelki Twoje przychody, marżę, koszty stałe, wartość Klienta w czasie, % odejść Twoich Klientów, prognozy budżetowe i zderzysz myśli w temacie uzasadnienia podnoszenia kosztów czy rozliczania poprzednich inwestycji, to prawdopodobnie najlepiej zainwestowane pół godziny, jakie Ty, jako Właściciel firmy możesz zrealizować…

Właśnie z tego powodu wielu Przedsiębiorców korzysta w Plona Consulting z usługi Zewnętrznego Dyrektora Finansowego. Jeżeli jesteś ciekaw jak może wyglądać zewnętrzne wsparcie w obszarze finansów, możesz skorzystać z bezpłatnej konsultacji finansowej:

>> Zamów bezpłatną konsultację