Jak SZYBCIEJ analizować firmowe finanse?

Jak SZYBCIEJ analizować finanse własnej firmy?

Chyba żaden Przedsiębiorca nie prowadzi swojej firmy po to, żeby analizować jej finanse… Może poza liczeniem pieniędzy. Ale poza tym – mało jest takich Przedsiębiorców, którzy mogą sobie pozwolić, aby cały dzień spędzić „z nosem w tabelkach”. Dlatego w poniższym artykule przeczytasz o X sposobach na szybsze analizowanie finansów własnej firmy. A źródłem tych sposobów jest 84. odcinek podcastu Finanse w Twojej Firmie:

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków: 

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Co zrobić, żeby nie marnować czasu w finansach?

To, co jako Przedsiębiorca musisz pamiętać, to że im mniej czasu będziesz przeznaczać na samo TWORZENIE analiz, na sprawdzanie ich poprawności, na zastanawianie się, co wchodzi w koszty przy liczeniu marży, a co nie, na bawienie się formułami w Excelu i na robienie tych wszystkich czynności dookoła, tym więcej czasu masz na wyciąganie wniosków – a to jest ta część pracy, w której Twój czas faktycznie jest dobrze wykorzystywany. Bo to jak w tym powiedzeniu…

komandosi nie powinni kopać okopów.

Jeżeli dziś to Ty w Twojej firmie odpowiadasz za finanse i samodzielnie, własnymi rękoma przygotowujesz i weryfikujesz analizy finansowe – to mocno polecamy zastanowić się, czy to jest optymalne wykorzystanie Twojego czasu – i czy przypadkiem usługa taka jak Zewnętrzny Dyrektor Finansowy nie okaże się zwyczajnie lepszym wyjściem. Bo w ten sposób – zlecając wykonywanie takich analiz, kiedy nie musisz martwić się na przykład ich wiarygodnością, bo wiesz, że robi je ktoś, kto ma w tym zakresie wiedzę i doświadczenie – możesz skupić się na tym, co jest dla Twojej firmy najcenniejsze. Ale zostawiamy to oczywiście do Twojej oceny.

Przejdźmy zatem do 8 sposobów na szybszą analizę firmowych finansów.

8 sposobów na szybszą analizę finansów

1. Stworzenie finansowego dashboardu

Sposób pierwszy na szybsze analizowanie finansów to stworzenie finansowego dashboardu – czyli jednego miejsca, które skupia najważniejsze finansowe informacje – często w graficznej i łatwej do przetrawienia formie – co znacząco redukuje czas związany z robieniem ciągle nowej wizualizacji danych albo przeskakiwaniem między plikami.

Więcej o tworzeniu dashboardów przeczytasz tutaj: Dashboard Finansowy – Jak stworzyć użyteczne narzędzie dla Przedsiębiorcy?

2. Kodowanie kolorami

Sposób drugi nawiązuje delikatnie do pierwszego – bo chodzi tutaj o kodowanie kolorami. Niezależnie od tego, czy w dashboardzie, czy nie – ludzki mózg zdecydowanie szybciej będzie w stanie zrozumieć i zinterpretować wskaźniki, które będą oznaczone kolorystycznie w zależności od ich stanu czy wysokości. Więc jeżeli jeszcze nie znasz się dobrze z formatowaniem warunkowym w Excelu – to pora tę lekcję nadrobić.

3. System świateł cashflow

Sposób trzeci – który z kolei jest konkretnym przykładem zastosowania „kodowania kolorystycznego”, który mamy nadzieję, pokaże, jak można to wykorzystać – to zbudowanie systemu świateł cashflow dla Twojej organizacji. W skrócie – określenie, na ile miesięcy do przodu masz płynność – i czy to dobrze, czy to źle.

Na przykład określić, że – jeżeli masz cash do jednego miesiąca – to światło jest czerwone. Czyli czerwona lampka powinna Ci się zapalić. Jeżeli masz na przykład do 2 miesięcy – to światło jest żółte. I jeżeli masz cashflow powyżej dwóch miesięcy to światło jest zielone.

I oczywiście same wartości o których mówię są indywidualną sprawą każdej organizacji – ale chodzi o samą metodę. Która bardzo upraszcza na przykład podejmowanie decyzji o tym, jak postępować w najbliższych tygodniach.

4. Budowanie checklist

Idąc dalej, sposób czwarty na szybsze analizowanie finansów to budowanie checklist – czyli takich list kontrolnych, które definiują w jaki sposób będziesz konkretnie analizować określone elementy finansów.

Przykładowo – jak w pięciu krokach będziesz analizować marżowość? I jest to o tyle istotne, że dzięki takim nawet prostym checklistom, unikasz czasu i myślowego wysiłku, który jest potrzebny na określenie każdego kolejnego kroku Twojej analizy. Więc jeżeli na przykład dajesz sobie 30 minut na przeanalizowanie finansów, to bez checklisty nawet 10 czy 15 minut może zajmować Ci samo zastanawianie się na co jeszcze powinieneś spojrzeć.

5. Krótka analiza wartości skrajnych

Sposób piąty to krótka analiza wartości skrajnych. Czyli na przykład – weryfikacja TOP 5 najwyższych faktur wystawionych przez nas w miesiącu. Top 5 najwyższych kosztów w miesiącu. Top 5 dłużników. Top 5 wierzycieli – i tak dalej.

I oczywiście nie jest to wyczerpująca analiza. I dla wielu firm będzie ona BARDZO daleko od wyczerpującej – ale to całkiem niezły sposób na trzymanie ręki na pulsie jeżeli chodzi o największe sprawy organizacji. Która dodatkowo bardzo dobrze nakierowuje myślenie o finansach – żebyśmy skupiali się na dużych i istotnych sprawach, a nie szukali oszczędności na kawie w biurze czy innych wacikach, które w perspektywie mają marginalne znaczenie. 1% optymalizacji przy pięciu milionach to pięćdziesiąt tysięcy. 50% optymalizacji na pięciu tysiącach to dwa i pół tysiąca złotych. I pytanie – o którą z tych kwot walczysz.

6. Mini-raporty

Kolejnym, szóstym sposobem są mini-raporty – czyli na przykład wysyłane automatycznie na Twojego maila, krótkie zestawienia najważniejszych informacji, które pozwalają Ci zostawać na bieżąco pomiędzy „głębokimi” analizami.

Bo na przykład jest część organizacji, która wcale nie potrzebuje tydzień w tydzień robić bardzo pogłębionych analiz – bo na przykład aż tyle się w tym czasie u nich nie zmienia – i właśnie być może warto zastąpić je takim mniejszym raportem – który pozwoli trzymać rękę na pulsie, ale nie będzie wymagał dużo czasu do analizy.

7. Finansowe stand-up’y

Następny sposób – sposób siódmy – w dość podobnym klimacie co szósty – to finansowe stand-up’y – czyli takie krótkie, 10 – 15 minutowe spotkania z zespołem, podczas których rozmawiacie na przykład wyłącznie o odchyleniach czy takich faktycznie najbardziej krytycznych tematach.

a cała reszta zostaje właśnie na tę „głęboką analizę”. I takie spotkania można robić w zastępstwie tych mini-raportów lub właśnie w celu ich skrótowego omówienia.

8. Wizualizacja cyklu konwersji gotówki

Sposób ósmy na szybsze analizowanie finansów – to wizualizowanie cyklu konwersji gotówki. Czyli wypracowanie takiego sposobu prezentacji tych danych, który pozwoli Ci szybko zobaczyć GDZIE jest Twoja gotówka aktualnie – w sposób wizualny i prosty do zrozumienia.

Dla tych z Was, którzy są mniej finansowi a bardziej marketingowo-sprzedażowi – to wyobraźcie sobie, że Wasza gotówka jest trochę jak lejek. I im bliżej jest dołu lejka – tym bliżej jest Waszego konta. Oczywiście nie jest to z wielu względów idealna metafora – ale mam nadzieję, że pozwala lepiej zrozumieć jak taka wizualizacja mogłaby wyglądać. I takie zbiorcze spojrzenie sprawia, że zamiast skrzętnie analizować kto, za co i komu musi zapłacić – możesz zbiorczo spojrzeć na różne poziomy i określić, czy któryś z nich jest zbyt duży, czy raczej wszystko wygląda w normie. A tę głęboką analizę dokonywać po prostu rzadziej.

Bonus: Określanie kluczowego wskaźnika dnia

Ostatni sposób na szybsze analizowanie finansów, przydatny szczególnie dla firm, w których sytuacja zmienia się z dnia na dzień, to określenie „krytycznego wskaźnika dnia” – czyli jednego lub maksymalnie dwóch wskaźników, które analizujemy codziennie.

Czyli na przykład – dzienny utarg sklepów z Twojej sieci. Albo dzisiejsza wysokość produkcji. Albo może liczba rachunków z danego dnia – w zależności oczywiście od tego, na czym się aktualnie skupiasz.

A tak na marginesie to może być bardzo ciekawy sposób na motywowanie Twojego zespołu. Na przykład codziennie na koniec dnia bardzo krótkie przedstawienie wysokości danego wskaźnika i targetu na kolejny dzień. Nie w każdej firmie tak krótki okres jest możliwy do wdrożenia – ale część firm na pewno może z tego skorzystać bardzo dobrze.

Podsumowanie

I to byłoby właśnie 8 (+1) sposobów na szybsze analizowanie finansów. Raz jeszcze podkreślamy, że nie chodzi o to, aby nie poświęcać tym finansom czasu albo rezygnować z głębokich analiz – ale żeby analizować je faktycznie w sposób optymalny. Do czego gorąco zachęcamy.

A jeżeli chcesz jeszcze mocniej skrócić czas spędzany na zarządzaniu finansami firmy – zapoznaj się z usługą Zewnętrznego Dyrektora Finansowego. To finansowy partner dla Zarządu, który przygotuje dla Ciebie analizy finansowe, zweryfikuje wiarygodność Twoich danych i pomoże Ci wyciągnąć z nich najważniejsze wnioski. Jeżeli jesteś ciekaw – zamów bezpłatną konsultację:

>> Zamawiam bezpłatną konsultację